Desde el principio, vamos a desviarnos un poco del tema principal. Antes de sumergirnos en la evaluación de lo desalentador y a la vez necesario que es seleccionar y mantener las herramientas adecuadas para la gestión del conocimiento, queremos hacer una pequeña comparación.
Según la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA), si se siguen incluso varias reglas básicas de seguridad se pueden evitar los peligros al utilizar herramientas manuales:
- Utilice la herramienta adecuada para el trabajo. Utilizar la herramienta equivocada puede ser peligroso. Utilizar un cincel como destornillador o un destornillador como cincel puede hacer que la punta de la herramienta se rompa y salga volando, golpeando al usuario o a otra persona. Utilice las herramientas sólo para su propósito designado.
- Utilice las herramientas de acuerdo con las instrucciones del fabricante.
No se preocupe. La decisión de incluir estas líneas no es el resultado de la desorientación infligida por una herramienta manual mal utilizada que aterriza en la cabeza del escritor. Vuelva a leer las recomendaciones, sólo que esta vez sustituya las herramientas manuales por las informáticas. Sorprendentemente, las normas siguen siendo válidas.
Al igual que existen lesiones asociadas al mal uso de las herramientas de mano, por la misma razón, los profesionales del software sufren los daños infligidos por el mal uso de las herramientas de software. Por otro lado, cuando estas herramientas se aplican correctamente, pueden ser de enorme beneficio, dejándonos algo de poder cerebral extra para darle un mejor uso.
Tanto si es un principiante como un maestro, vamos a ayudarle a nivelar un enfoque del software de gestión del flujo de trabajo, exponiendo las consecuencias de una selección de herramientas inadecuada.
Errores a evitar
La implementación de soluciones eficaces y adecuadas para la gestión de equipos puede convertirse en uno de los principales obstáculos que las empresas encuentran en el camino para optimizar los recursos, organizar los procesos y aumentar la productividad. Como suele ocurrir con todas las cosas que suponen un reto, hay suficiente margen para meter la pata de forma grave.
La gestión adecuada del flujo de trabajo es uno de los elementos diferenciadores clave para las empresas que destacan en el mercado. A pesar de que las herramientas modernas distan mucho de ser monofuncionales, es inteligente asegurarse de que las diferentes tareas caigan bajo el dominio de diferentes herramientas, diseñadas para hacer el trabajo. A continuación se presentan tres áreas de la gestión del flujo de trabajo con fronteras bien diferenciadas. Para gestionar el flujo de trabajo, no deben utilizarse indistintamente:
- Almacenamiento de datos – para el acceso centralizado a los datos relacionados con la empresa; un centro de conocimiento de la empresa.
- Comunicación – chats, correos electrónicos, videoconferencias.
- Programación y seguimiento del progreso – para la asignación de tareas, su priorización y seguimiento.
Este artículo cubrirá los errores típicos a la hora de organizar el flujo de trabajo en un entorno corporativo, como un enfoque deficiente a la hora de contribuir a los wikis corporativos o a la hora de compartir datos y establecer lo que se debe y no se debe hacer a la hora de utilizar las herramientas de comunicación.
Almacenamiento de datos
“Los sistemas de gestión del conocimiento no fracasan tanto como no alcanzan su potencial”
Es difícil imaginar una empresa de tecnología sin un amplio repositorio de conocimientos en línea. Las empresas de TI se apropiaron de un sistema de almacenamiento de conocimiento corporativo que se relaciona con la familia de los wikis corporativos y las bases de conocimiento. Decidir sobre las ventajas de optar por uno u otro, o enumerar lo que los diferencia, es un tema para otro artículo. Nuestra misión aquí es diferente; por lo tanto, para transmitir el mensaje sobre el uso adecuado de los repositorios de conocimiento y profundizar en algunas particularidades, utilizaremos además un ejemplo de wikis corporativos.
Seguro que nos ha pasado a todos: los datos valiosos quedan enterrados en las aplicaciones de chat, los correos electrónicos o las charlas de la nevera (no tanto con esta última desde la pandemia), y a pesar de una búsqueda exhaustiva, perdemos tiempo y esfuerzo buscando cualquier pieza de conocimiento que no estaba respaldada en un espacio adecuado. Ese espacio adecuado sería un wiki corporativo, también llamado interno/empresarial/de negocios.
Los wikis internos son una gran fuente para aprovechar los recursos de la multitud de la empresa para producir una base de conocimientos que crezca orgánicamente. Así es como funciona: los empleados colaboran y comparten información en una plataforma web determinada para mejorar el conocimiento explícito y tácito de la empresa. Los usuarios añaden, editan y mantienen contenidos relacionados con un tema determinado. En otras palabras, un wiki se construye a sí mismo, a diferencia de las bases de conocimiento, en las que sólo los autores seleccionados pueden crear contenidos
Los wikis internos bien organizados consiguen marcar casi todas las casillas con los beneficios que aportan a la empresa, como por ejemplo
- incorporación avanzada
- la retención de conocimientos (incluida la reducción del riesgo del factor bus)
- reducción del desgaste del personal
En pocas palabras, cuando el conocimiento corporativo se mantiene en un sofisticado portal de conocimiento que crece orgánicamente, la empresa está consiguiendo un fuerte apoyo para su crecimiento también.
Una vez decidido el valor que aporta el uso de herramientas adecuadas para la gestión del conocimiento corporativo, como los wikis corporativos, es el momento de esbozar los principios que subyacen al enfoque adecuado de la gestión del conocimiento. Esto incluye
- la jerarquización del contenido en secciones y subsecciones – no podemos insistir lo suficiente en el valor de seguir una jerarquía estricta y organizar el contenido en espacios adecuados (contenedor organizativo de las páginas wiki).
- enlaces cruzados – al conducir a artículos relacionados, los hipervínculos proporcionan una profundidad adicional a la información sin saturar el espacio.
- optimización de la búsqueda – no hace falta decirlo, pero no está de más recordarlo. Opte siempre por un software wiki que permita una búsqueda sin esfuerzo.
Sin lugar a dudas, es crucial almacenar todo el conocimiento relevante en un portal de conocimiento bien organizado en lugar de dispersarlo en mensajeros o documentos de Google. Si no se integran los sistemas de gestión del conocimiento con el proceso de trabajo, el resultado será el caos.
“Si tan sólo HP supiera lo que HP sabe, seríamos tres veces más productivos”, dijo célebremente el antiguo director general de Hewlett Packard, Lew Platt. No es necesario reinventar la rueda, y el uso de herramientas adecuadas para la gestión del conocimiento impulsará la productividad y el crecimiento de una empresa. A continuación, nuestra opinión sobre las 5 mejores herramientas wiki corporativas para mejorar el flujo de conocimiento interno:
- Versión gratuita
- 10$/ 20$ por usuario al mes
- Sólo versión gratuita
- Versión gratuita
- 5 dólares por usuario al mes
- Versión gratuita
- 6,67 dólares por usuario al mes
- No hay versión gratuita
- 30$/50$ por equipo al mes
Herramientas de comunicación
Un consejo profesional: ¿Se ha bloqueado en una plataforma de mensajería? Asegúrese de que le han bloqueado definitivamente antes de utilizarla para hacer sus listas de la compra o anotar sus pensamientos.
Cuando Slack se presentó por primera vez, fue aclamado como el “asesino del correo electrónico”. La refutación de este título no fue una sorpresa, ya que, como cualquier otra aplicación de chat para profesionales, es un instrumento más de una caja de herramientas de gestión de la comunicación. Es fundamental seleccionar el vehículo adecuado para lo que se quiere transmitir o pedir. Una simple verdad que se pasa por alto muy a menudo: ninguna de las herramientas de flujo de trabajo puede resolver todos los problemas por sí sola.
La netiqueta de las herramientas de comunicación se basa en la elección de la herramienta adecuada para transmitir un mensaje. Elija la más eficaz y atractiva para usted en cada categoría:
- Gratis
- Herramientas de texto, voz y vídeo
- Límite de cuatro horas por llamada
- 50 participantes máximos en las reuniones
- Pierde su popularidad como marca
- Básico: gratuito
- Pro: 149,90 dólares al año
- Business: 199,90 dólares al año
- Empresa: 240 dólares al año
- Rendimiento fiable (audio y streaming fiables)
- 100 participantes máximos en las reuniones en el plan gratuito y 500 en el plan Enterprise
- Precio de
- Problemas de seguridad
- Gratis
- Funciones adicionales con una suscripción a Office 365: 5 dólares/ 12,50 dólares al año
- 10.000 participantes máximos en las reuniones
- Fuertes medidas de seguridad
- Las versiones de pago vienen con programas de Microsoft
- Ajustes de notificación no intuitivos
- Gratis
- Workspace Essentials: 96 dólares al año
- Workspace Enterprise: póngase en contacto con el departamento de ventas de Google para conocer el precio
- Se sincroniza con otras aplicaciones de Google y con Microsoft Office
- Versión gratuita con reuniones ilimitadas de 60 minutos
- Subtitulado automático
- No hay grabación de reuniones en los planes de nivel inferior
- Acceso restringido para los que no son usuarios de G Suite
- Pro: 90 dólares por usuario al año
- Business+: 170 dólares por usuario al año
- Enterprise Gold: póngase en contacto con el departamento de ventas de Slack para conocer el precio
- Interfaz de usuario rápida y amigable
- Canales
- Opciones de personalización limitadas
- Las alertas de escritorio no siempre se disparan
- Gratis
- Espacio ilimitado, posibilidad de compartir un archivo de hasta 2 GB
- Comunidad vibrante
- La recuperación de la cuenta puede ser problemática
- No es una aplicación de código abierto
- Gratis
- Función de WhatsApp Stories
- Soporte de filtros
- Ha sufrido una importante brecha
- Los usuarios no pueden editar los mensajes enviados
- Profesional en la nube
- 10 dólares por usuario al mes
- Cloud Enterprise: póngase en contacto con el departamento de ventas de Mattermost para conocer el precio
- Autogestionado: Gratis
- Enterprise E10: 3,25 dólares por usuario al mes
- Empresa E20:
- 8,50 dólares por usuario al mes
- Código abierto y autoalojable
- Soporte multiplataforma
- No hay función de llamadas de audio/vídeo
- La personalización podría ser mejor, con más opciones, como el tema, el diseño y las notificaciones
- Cuota anual: 39 dólares
- Suscripción de por vida: $79
- Cuota anual del plan empresarial: 59 dólares
- Completa interfaz
- Integraciones de terceros
- Suscripción de por vida
- No hay función de filtro
- No hay versión gratuita disponible
- Gratis
- Gratis y de código abierto
- Encriptación de extremo a extremo
- Inflado y a veces lento
- El servicio de soporte es insustancial a veces
- Prueba gratuita
- Microsoft Outlook Premium independiente: a partir de 19,95 dólares al año
- Práctica integración con otros productos de Microsoft
- Amplia funcionalidad
- La experiencia del usuario no es tan intuitiva como la de otros clientes de correo electrónico
- Respuesta lenta
- Personal: Gratis
- Empresarial: A partir de 72 dólares al año
- Integración con Google
- Manejo de spam
- Integración con Google (publicidad dirigida)
- Limitaciones de búsqueda
No podemos negar la importancia de las aplicaciones de chat y videotelefonía para reducir el volumen de correos electrónicos individuales dentro de una empresa. Las bandejas de entrada de los correos electrónicos suelen estar desordenadas, mientras que las aplicaciones de chat para empresas ofrecen a sus usuarios la confianza de ver sólo los mensajes de las personas con las que trabajan. ¿Significa esto que debemos trabajar para sustituir los correos electrónicos por chats y llamadas? Definitivamente no. Hoy en día, disponemos de una gran cantidad de herramientas de comunicación, y sólo nos interesa asegurarnos de elegir la más adecuada cada vez que necesitemos transmitir nuestro mensaje.
Programación y seguimiento del progreso
La elección de la herramienta adecuada para supervisar el desarrollo de las tareas tiene un impacto fundamental en el éxito de cualquier proyecto y en su envío a tiempo. La única cuestión es cómo seleccionar la adecuada entre toda la abundancia de software Nosotros le tenemos cubierto. Encuentre una lista de las mejores herramientas de progreso y programación, seleccionadas a dedo por los PM de Redwerk.
NB: Al hojear los contras de las herramientas, recuerde que a veces es más prudente optar por una herramienta de otra caja de herramientas, como en el caso de la compartición sustancial de archivos.
- Versión gratuita
- Estándar – 7 dólares por usuario/mes
- Premium – 14 dólares por usuario/mes
- Fácilmente personalizable y configurable
- Soporte de integración
- Práctico informe de horas
- No hay sección de automatización
- Carga de archivos limitada
- Terminología confusa para un usuario novato
- Versión gratuita
- Clase empresarial $12,50 por usuario/mes
- Clase empresarial $20,83 por usuario/mes
- Transparencia y responsabilidad
- Facilidad de uso
- Sistema avanzado de filtros
- La aplicación móvil necesita mejoras
- Dificultad para gestionar grandes proyectos
- Asistencia al cliente
- Versión gratuita
- Calculadora de precios
- Usabilidad – gran interfaz de usuario
- Cuadros de mando visualmente atractivos
- Gestión de reposiciones
- Sistema de precios
- Estructura de permisos simplificada
- Dificultad para desarrollar flujos de trabajo complejos
- Versión gratuita
- Plus $12 por usuario/mes
- Pro $24 por usuario/mes
- Tarifa personalizada para empresas
- Fácil proceso de vinculación de datos
- Interfaz de usuario intuitiva
- Conexión directa de los formularios a la base de datos
- El tráfico de análisis no está automatizado
- La versión gratuita es bastante limitada
- Se necesitan más plantillas para adaptarse a cualquier proyecto
- Versión gratuita
- Premium $8 por usuario/mes
- Pro $12 por usuario/mes
- Tarifa personalizada para empresas
- La programación es sencilla e intuitiva
- Función de fusión de calendarios
- Programación y reprogramación automáticas
- Ausencia de kit de marcas/activos
- Interfaz de usuario confusa
- El modelo freemium es realmente limitado
Conclusión
Con varias herramientas de gestión de conocimientos y tareas y de comunicación empresarial a nuestra disposición, la lucha se hace real. ¿Tiene un archivo grande que compartir? Asegúrese de utilizar Google Drive en lugar de subirlo a Jira. ¿Tiene una información valiosa? No la deje en un documento aleatorio de Google Docs, sino póngala en un espacio apropiado en Confluence. No todas las cuestiones de trabajo deben resolverse mediante videollamadas: a veces, un correo electrónico o un mensaje de la aplicación de chat son mucho más adecuados. Todas las herramientas deben ser consideradas para lo que fueron diseñadas y utilizadas para su propósito designado. Para su comodidad, hemos elaborado una tabla con las formas más comunes de mal uso del software de flujo de trabajo:
- Seguimiento de tareas y errores
- Almacenamiento de grandes archivos
- Google Drive,
- Dropbox,
- Nextcloud,
- OneDrive
- Almacenamiento de archivos, colaboración en la nube
- Documentación de procedimientos que requiere una estructura consistente
- Wikis corporativos (por ejemplo, Confluence),
- Bases de conocimiento (por ejemplo, ZenDesk)
- Colaboración en documentos de texto
- Retención de conocimientos
- Wikis corporativos (por ejemplo, Confluence),
- Bases de conocimiento (por ejemplo, ZenDesk)
- Retención de conocimientos bien estructurada
- Almacenamiento de documentos
- Google Docs,
- Google Drive
- Preguntas rápidas
- Actualizaciones de estado
- Organizar videollamadas
- Compartir nuevos procedimientos o instrucciones
- Compartir nuevos procedimientos o instrucciones de registro
- Aplicaciones de videochat/ Correo electrónico
- Correo electrónico
- Seguimientos
- Averiguar información compleja
- Compartir archivos adjuntos de tamaño medio
- Mensajes complicados y/o largos
- Compartir archivos de gran tamaño
- Información sensible al tiempo
- Google Drive
- Dropbox
- Nextcloud,
- OneDrive
- Aplicaciones de videochat/Aplicaciones de chat
- Averiguar información compleja
- Compartir nuevos procedimientos o instrucciones
- Sustitución de reuniones presenciales
- Compartir actualizaciones rutinarias
- Google Drive
Una organización minuciosa es lo que hace que el flujo de trabajo de una empresa sea fluido y ajustado, lo que se traduce en todo tipo de otros beneficios a largo plazo. Pero para conseguir un ajuste impecable de cada pequeño detalle, necesitará suficientes medios de gestión digital. Para obtener una visión general de las mejores herramientas para organizar el trabajo a distancia, lea nuestra entrada del blog.
Los programas de flujo de trabajo se utilizan de diferentes maneras, pero todos tienen el mismo y anticipado objetivo final: hacer que sus flujos de trabajo sean lo más eficientes posible. Hay que utilizar las herramientas (cuando sea apropiado) y no abusar de ellas cuando se combinan varias funciones de software para mejorar el trabajo en equipo. Es crucial elegir el vehículo adecuado para ir del punto A al punto B con la mayor fluidez y rapidez posibles
Esperemos que salga de este artículo con ideas que le ayuden a gestionar el conocimiento, compartir datos y comunicarse como un profesional en un entorno profesional.
Vea cómo nuestras herramientas de flujo de trabajo ayudaron a Mass Movement a unir activos con J.B Hunt, aumentando sus ingresos trimestrales hasta los 2.740 millones de dólares
