¿Qué necesita una escuela para que todo funcione sin problemas? Un software que prácticamente pueda gestionar por sí solo todas las tareas cotidianas. Un sistema de gestión escolar está diseñado para gestionar una base de datos compleja mediante modernas tecnologías CRM, repletas de características y funciones.
Si buscas consejos sobre cómo crear un sistema de gestión escolar, has llegado al lugar adecuado. Te ofrecemos una guía paso a paso para ayudarte a empezar a desarrollar un proyecto de sistema de gestión escolar. ¡Allá vamos!
Ventajas de un sistema de gestión escolar
Con un SMS de última generación que ofrece un horario flexible para adaptarse a la agenda de todos, los estudiantes tienen ahora más opciones que nunca. Son muchas las ventajas que conlleva el desarrollo de un sistema de gestión escolar. Sigue leyendo para explorar cada una de estas ventajas en detalle.
Automatización del proceso de aprendizaje
¿Introducción manual de datos? ¡Qué pesadilla! Los sistemas de software de gestión escolar en línea pueden automatizarlo todo en gran medida, ya sea el mantenimiento de agendas y diarios de clase o la celebración de reuniones de padres en línea. Con SMS, tanto profesores como alumnos pueden acceder a listas de notas, horarios, recursos didácticos y materiales de aprendizaje alojados en una plataforma centralizada.
Reducción de los costes de explotación
Los costes asociados a la impresión de revistas y otros materiales en papel pueden reducirse considerablemente almacenando todos los datos en una única plataforma digital. Por fin, la administración escolar puede dejar de utilizar papel y gestionar la documentación electrónicamente.
Mayor eficacia
Un software de sistema de gestión escolar puede ayudar al personal del centro a estar mejor organizado, ser más sistemático y metódico a la hora de gestionar los horarios, controlar la asistencia y elaborar informes. Con un SMS robusto en su lugar, pueden gastar menos esfuerzo cumpliendo con las tareas diarias que ahora se pueden lograr con el simple clic de un botón.
Fácil acceso
Este software proporciona acceso a una completa base de datos de material escolar. Los datos se actualizan periódicamente, lo que garantiza que todas las partes interesadas (alumnos, profesores y padres) tengan acceso a la información más reciente sobre los recursos de su colección (asignaturas, programas de clases y resultados de exámenes).
Mayor comunicación
Estos sistemas suelen tener mensajeros integrados que ayudan a todas las partes a lograr una comunicación fluida y adecuada en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los profesores pueden compartir actualizaciones en tiempo real con los alumnos, quienes, a su vez, pueden enviar consultas instantáneas y pedir explicaciones.
Gestión simplificada de las tasas
Los procesos de cobro de tasas suelen producir mucho estrés y requieren una atención precisa para los cálculos. Los sistemas de software de gestión escolar ofrecen una experiencia sin fricciones para los padres y el personal administrativo. El programa garantiza que el pago de las tasas esté protegido por una pasarela de pago fiable.
Cómo construir un SMS
A la hora de elaborar un SMS, es fundamental tener en cuenta todas las facetas del funcionamiento de un centro escolar. Si buscas información sobre cómo crear un sistema de gestión escolar eficaz, hemos esbozado un proceso paso a paso para guiarte.
Iniciación y planificación de proyectos
Es esencial empezar por tener una base sólida para el inicio y la planificación del proyecto del sistema de gestión escolar. Esto implica definir objetivos claros, colaborar con las partes interesadas para conocer sus necesidades, realizar un estudio de viabilidad para garantizar la viabilidad técnica y financiera, y establecer un calendario del proyecto bien definido con asignación de recursos.
Análisis de requisitos
Al pasar al análisis de requisitos, la atención pasa a centrarse en la recopilación de requisitos detallados del sistema de gestión escolar para cada módulo, la priorización de características en función de su importancia y la documentación meticulosa de todo, incluidas las historias de usuario y los casos de uso.
Diseño UI/UX
El diseño UI/UX se centra en la creación de interfaces fáciles de usar, garantizando que los resultados de la búsqueda sean visibles en una sola pantalla, que las funciones importantes sean fácilmente accesibles y receptivas, que se ofrezcan resultados personalizados en función de las categorías del usuario y que los datos se presenten de forma organizada y visualmente atractiva, sin desorden.
Desarrollo e integración de módulos
Esta etapa incluye la creación de módulos especializados para la gestión de usuarios, la gestión académica, la información de los estudiantes, la comunicación, la gestión financiera, las tareas administrativas y las medidas de seguridad.
Dentro de estos módulos, se implementan funcionalidades como perfiles de usuario, programación de clases, registros de estudiantes, canales de comunicación, seguimiento financiero, gestión de personal y protocolos de seguridad. La integración de estos módulos garantiza un flujo de datos y una experiencia de usuario fluidos.
Pruebas y control de calidad
Las pruebas del sistema y las pruebas de aceptación del usuario son necesarias para garantizar que la funcionalidad general cumple los requisitos del usuario. Realice pruebas unitarias para asegurarse de que cada módulo funciona correctamente, y pruebas de integración para confirmar la comunicación fluida entre módulos. Para verificar la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas reglamentarias, también deben realizarse pruebas de seguridad y conformidad.
La realización de pruebas de humo y comprobaciones de sanidad tras la implantación garantiza que el SMS funciona correctamente en el entorno de producción. Las pruebas de regresión ayudan a verificar que los nuevos cambios tras actualizaciones o correcciones de errores no han afectado negativamente a las funcionalidades existentes.
Despliegue
Es fundamental ofrecer formación a los usuarios sobre las nuevas funciones y comunicar de antemano el calendario de implantación y los cambios a todas las partes interesadas. Una forma útil de garantizar una transición fluida es aplicar una estrategia de despliegue por fases, introduciendo las nuevas funciones a un subconjunto de usuarios antes del lanzamiento oficial.
Después del lanzamiento
Tras la implantación, supervise de cerca el rendimiento del sistema y realice los ajustes necesarios en el código, las consultas o la configuración de la infraestructura. Supervise la carga del servidor, los tiempos de respuesta y el uso de recursos para detectar y resolver cualquier problema que dificulte el rendimiento del sistema.
También es importante proporcionar asistencia durante la puesta en marcha para ayudar a los usuarios a resolver rápidamente cualquier problema que pueda interrumpir su trabajo con el sistema.
Mantenimiento y actualizaciones
Las comprobaciones y el mantenimiento periódicos del sistema, las actualizaciones puntuales de nuevas funciones y parches de seguridad y la integración de las opiniones de los usuarios son pasos clave para garantizar la fiabilidad y seguridad del sistema, así como su mejora continua para satisfacer las necesidades de los usuarios.
Características principales de una potente plataforma de gestión escolar
Una aplicación web de gestión escolar moderna contiene un montón de funciones, como gestión financiera, gestión de alumnos, gestión de recursos, gestión académica y mucho más. Si estás pensando en desarrollar un SMS, comprueba si contiene estos componentes integrales:
- Autenticación y autorización de usuarios. Los procedimientos seguros de inicio de sesión y la configuración de permisos son cruciales. El sistema debe incorporar un control de acceso basado en funciones, que garantice que los estudiantes, profesores, administradores y padres sólo puedan acceder a la información y funciones pertinentes para sus funciones.
- Gestión del plan de estudios. Esta función permite diseñar y gestionar los planes de estudios y los contenidos educativos. Incluye la supervisión de las descripciones de los cursos, los requisitos previos y los créditos.
- Libro de calificaciones y gestión de evaluaciones. Un SMS debe disponer de registro digital de calificaciones y seguimiento del rendimiento de los alumnos. Debe admitir varios tipos de evaluación y ofrecer herramientas sólidas para analizar los resultados.
- Matriculación y seguimiento de estudiantes. El sistema permite supervisar y elaborar informes sobre el comportamiento de los estudiantes y los registros disciplinarios. Incluye funciones como la inscripción en clase, el seguimiento de la asistencia y la supervisión del rendimiento académico.
- Portales para padres, profesores y alumnos. Deben existir portales dedicados a la comunicación y el intercambio de información con funciones de mensajería instantánea, foros y videoconferencias.
- Gestión de deberes y tareas. El SMS debe contar con una plataforma dinámica para asignar, entregar y revisar los deberes.
- Calendario y gestión de eventos. El software del sistema de gestión escolar debe incorporar un calendario digital para gestionar los eventos escolares, las vacaciones y las fechas importantes, integrándose con otros servicios de calendario según sea necesario.
- Gestión de tasas y facturación. La gestión de las tasas académicas, la facturación y el seguimiento de los pagos dentro del SMS pueden agilizar los procesos financieros tanto para la institución como para los estudiantes.
- Informes y análisis. El sistema necesita herramientas para generar informes financieros sobre el rendimiento académico y las estadísticas de matriculación a través de una multitud de métricas, junto con análisis para tomar decisiones basadas en datos.
- Herramientas de terceros. Las integraciones mejoran la funcionalidad de un sistema de gestión escolar al conectarlo con diversas herramientas y software educativos como Google Docs, Zoom y Microsoft Teams.
- Aprendizaje electrónico y contenidos digitales. Otra característica valiosa de cualquier plataforma SMS es el acceso a recursos educativos digitales y libros electrónicos.
- Aplicación móvil. Disponer de una versión móvil para acceder a las funciones de los SMS en teléfonos inteligentes y tabletas resulta especialmente cómodo para los usuarios que necesitan un acceso rápido o prefieren utilizarlo mientras se desplazan.
¿En qué le puede beneficiar Redwerk?
Si quiere llevar su centro escolar a la era contemporánea del siglo XXI, contrate a alguien que pueda guiarle en este proceso de principio a fin.
Redwerk sabe cómo crear un sistema de gestión escolar con funciones a medida que agilicen las operaciones del centro y simplifiquen la vida de todas las partes interesadas. Desde la creación de prototipos y el diseño de la interfaz de usuario y la interfaz de usuario hasta el desarrollo completo del producto y la asistencia continua, ¡tenemos todo lo que necesitas!
Desarrollaremos un software de sistema de gestión escolar que satisfaga perfectamente las necesidades únicas de su institución y se adapte a la perfección a sus procesos. Descubra cómo la aplicación web de gestión escolar puede adaptarse a su centro educativo; ¡no tiene más que dejarnos una nota!
Nuestra experiencia
Gracias a nuestra amplia experiencia en el desarrollo de software educativo, conocemos los entresijos del desarrollo de sistemas de gestión escolar. Tenemos un historial probado de ayuda a los centros educativos para que alcancen sus objetivos. He aquí cómo hemos contribuido al desarrollo de la aplicación para observadores escolares de GEMS Education.
Redwerk desarrolló una interfaz UI/UX fácil de usar para tomar notas eficientes en tiempo real. Nuestros desarrolladores utilizaron una pila Django para el desarrollo rápido del backend, con su interfaz de usuario de administración, capacidades de API REST y soporte de base de datos ORM.
Nuestra aplicación de observación escolar maneja grandes cantidades de datos, incluyendo fotos y vídeos. Optimizamos el rendimiento con el SDK nativo de iOS y Realm para la base de datos, aprovechando nuestra amplia experiencia en el desarrollo de aplicaciones iOS personalizadas.
Resumen
Si le cuesta convencer a los responsables de su centro educativo para que inviertan en sistemas de administración y gestión escolar, considere la posibilidad de compartir este artículo con ellos. Con Redwerk, puede transformar su escuela en una institución completamente digitalizada, altamente eficiente, interconectada y orientada a estudiantes y profesores.
Aproveche el poder de la tecnología y haga realidad sus aspiraciones de gestión escolar.
FAQ
¿Por qué es necesario el SMS en las escuelas?
Los SMS ayudan a agilizar las tareas administrativas, reducen la carga de trabajo, minimizan los errores humanos, mejoran la comunicación con los padres y facilitan la transición de la escuela a un entorno de aprendizaje tecnológicamente avanzado.
¿Cuáles son las características principales de un SMS?
La plataforma debe permitir gestionar la información de los alumnos, la asistencia, las calificaciones, los horarios, las finanzas, las funciones de recursos humanos y facilitar la comunicación entre todos los miembros implicados.
¿Es posible migrar los datos de un sistema existente a un nuevo SMS?
Sí, con la orientación y el apoyo de expertos. Una migración de datos sin problemas desde los sistemas existentes al nuevo sistema de gestión escolar es totalmente factible, sin comprometer la integridad de sus datos.
¿Hay alguna diferencia entre un SMS y un LMS?
Un LMS (Learning Management System, sistema de gestión del aprendizaje) se centra estrictamente en ofrecer y gestionar contenidos educativos y aprendizaje en línea. Un SMS, en cambio, se centra en todo el ámbito de la administración escolar.
¿Cómo elegir una empresa para el desarrollo de SMS?
Para elegir una empresa de desarrollo de SMS, ten en cuenta factores como su experiencia en software educativo, su pericia en soluciones personalizables, el cumplimiento de las normas de seguridad de datos y los testimonios de sus clientes.
