Especificación en el desarrollo de software y estimación de proyectos

¿Qué es una especificación?

Todo el mundo tiene que ocuparse de la planificación en algún momento de su vida: compras, viajes, eventos, renovaciones, etc. En la mayoría de los casos, pensamos primero en el “panorama general” -lo que queremos conseguir, cuánto nos costará- pero solemos pensar poco o nada en los detalles antes de lanzarnos a ello.

Para la mayoría de los asuntos cotidianos, esto no es un gran problema: basta con elegir entre las opciones que se le presenten (pollo o ternera, primera clase o vagón, primera fila o balcón, etc.)

A veces, sin embargo, se enfrenta a un escenario en el que sus opciones no están tan claras: necesita una solución a medida para sus necesidades específicas, y acudir sin una
visión clara de lo que quiere o necesita exactamente es una receta segura
receta segura para acabar con mucho retraso y por encima del presupuesto.

Esa visión, formalizada en un documento, es la especificación de su proyecto.

Ejemplos de vida

1. Digamos que quiere crear una tienda online. Hasta ahora sólo tiene diseñada la página principal, pero le gustaría estimar cuánto le costaría desarrollar un sitio así.

   Todas las páginas que necesita son perfectamente estándar (categorías, búsqueda, carrito, etc.), la plantilla de diseño está completa… a primera vista, parece que sus desarrolladores deberían tener todo lo que necesitan saber para hacer una estimación, pero ¿qué aspecto tiene una página de productos? ¿Qué formato deben tener los resultados de la búsqueda?

   Si no proporciona las respuestas que sus desarrolladores necesitan para hacer una estimación precisa, podría llevarse una costosa sorpresa más adelante.

2. O digamos que quiere crear una aplicación móvil para publicar fotos: cualquiera puede hacer una, ¿verdad? Pero hay una gran diferencia si quiere alojar las fotos en el teléfono del usuario o en un servidor en algún lugar.
3. O digamos que ya tiene un sitio web o una aplicación que le gustaría retocar: añadir algunas funciones nuevas, actualizar la interfaz de usuario, etc. No se sorprenda cuando su nuevo equipo de desarrollo le pregunte qué tecnologías se han utilizado para desarrollarla, o le diga que necesita información de acceso. Si no tiene respuestas a estas preguntas, su proyecto simplemente no avanzará.
4. O digamos que quiere una nueva aplicación similar a una ya existente. Podría esperar que fuera una simple cuestión de señalar ejemplos y decirle a su equipo de desarrollo “quiero algo como esto”, pero a estas alturas probablemente pueda adivinar que no será tan fácil. Tendrá que especificar qué es exactamente lo que hace que su aplicación sea diferente del resto, y esas diferencias tendrán un impacto en el presupuesto final, incluso si son tan pequeñas como una página adicional o un menú extra.
5. O digamos que quiere algún tipo de integración con las redes sociales en su producto, como hacen muchas aplicaciones y sitios web hoy en día. Esto es algo que debe dejar absolutamente claro a sus desarrolladores por adelantado. Y si quiere la posibilidad de conectarse a través de Twitter o Facebook además de poder publicar en ellos, eso es otro elemento para el presupuesto.

Tipos de requisitos

¿Por qué es tan importante?

Para calcular la cantidad de tiempo y dinero que se necesita para desarrollar un proyecto, hay que formalizar los requisitos, es decir, traducirlos en una especificación. Aunque este proceso es a menudo tedioso y requiere mucho tiempo, es vital para garantizar que la descripción de su proyecto -por muy abstracta que sea- se convierta en algo que su proveedor entienda y sea capaz de utilizar para desarrollar precisamente lo que usted desea sin errores ni falta de comunicación.

El primer paso para componer una especificación es determinar los componentes básicos de su proyecto para los que necesitará presupuestos. Por ejemplo, una lista típica de componentes para una tienda online tiene este aspecto:

• Registro/inicio de sesión/cuenta de usuario;
• Cesta de la compra;
• Categorías de productos;
• Página de productos;
• Sistema(s) de pago;
• Panel de administración.

El siguiente paso es describir los detalles de cada componente. Digamos que quiere que los nuevos usuarios reciban un código de cupón tras el registro, o elementos de animación en su lista de categorías: estas son cosas que deben figurar en su especificación. También es útil que proporcione wireframes (es decir, diseños de ejemplo) de las páginas de su sitio o de las pantallas de su aplicación para que los desarrolladores tengan una mejor idea de los elementos que desea y de cómo los quiere dispuestos.

Este es el aspecto de un wireframe.

Formalizar su concepto como una especificación le dará una visión más clara de lo que quiere. Dividir su proyecto en componentes le ayudará a comprender qué elementos necesita absolutamente en su primera versión y cuáles pueden esperar hasta más adelante. En muchos casos, simplemente tiene más sentido lanzarse sólo con la funcionalidad principal y añadir gradualmente características adicionales con el tiempo. Por ejemplo, podría lanzar su tienda en línea sin la función por la que los nuevos usuarios reciben cupones e introducirla unos meses más tarde como una bonificación para sus clientes. Esto le ayudará a hacer un mejor uso de su presupuesto y a mejorar la fidelidad de los clientes: ¡una situación en la que todos ganan, si es que hay alguna!

La especificación del desarrollo del software es fundamental para interactuar con su equipo de desarrollo y solucionar problemas. Si algo no se ha implementado en su producto, su especificación proporciona una prueba irrefutable.

Preguntas y respuestas rápidas

¿Por qué necesito proporcionar una especificación?

Cuanto más detalles proporcione sobre su proyecto, menos probable será que su equipo de desarrollo subestime o sobreestime algo en su presupuesto. Todo lo que no esté claro en su especificación es algo en lo que puede tener que perder tiempo y dinero más tarde, ya sea para aclarar lo que quería o para solucionar problemas que no eran obvios al principio. Tener unos requisitos claros desde el principio le permitirá dedicar más tiempo y presupuesto a su proyecto y menos a martillear los detalles. Sin embargo, si no tiene muchos conocimientos de tecnología o quiere la opinión de un experto, puede que tenga que gastar más en un consultor informático para asegurarse de que sus requisitos no sólo son claros, sino también razonables.

¿Pero qué pasa si aún no conozco todos los detalles?

No hay problema Sólo tiene que proporcionar a su proveedor todo lo que tenga sobre los requisitos. Los analistas empresariales pueden ocuparse incluso de los requisitos mínimos, y los consultores le harán todas las preguntas necesarias para rellenar las lagunas. Cuantos menos detalles tenga para empezar, más largo será el proceso, pero el resultado final será el mismo: una estimación detallada con un presupuesto y un calendario claros. Por otro lado, si su proyecto es bastante grande y el tiempo es escaso, es posible contratar a un equipo que pueda empezar a trabajar con unos requisitos mínimos.

¿Por qué no hacer un proyecto sin especificaciones?

Si comienza el desarrollo con sólo un esbozo general de su producto y sin aclarar los detalles, lo más probable es que el producto final se parezca poco a su concepto: su equipo de desarrollo no puede leer su mente; sólo puede seguir lo que usted pone en la especificación, y todo lo que no ponga en la especificación es juego limpio para que ellos lo interpreten a su manera. Y lo que es peor, no podrá demostrar que no desarrollaron la aplicación que usted quería porque nunca escribió sus requisitos en detalle.

¿Qué es lo mínimo que debe incluir mi especificación?

Como mínimo, su especificación debe incluir requisitos de bajo nivel para su producto, como por ejemplo

• Descripciones/diseños de todos los formularios/páginas/pantallas;
• Servicios/bibliotecas de terceros preferidos/requeridos (por ejemplo, REST, Google Apps, PayPal, etc.);
• Descripciones detalladas de toda la lógica empresarial: fórmulas, diagramas, funcionalidad, etc.

(Tenga en cuenta que la “lógica empresarial” no tiene que ver necesariamente con el “negocio”; las condiciones de victoria de un juego, por ejemplo, cuentan como parte de su “lógica empresarial”)

Nuestra experiencia

EL PROCESO
Entendemos lo importante que es contar con una especificación detallada, pero también comprendemos que no siempre es fácil para nuestros clientes realizar dicha especificación por sí mismos. Por eso contamos con especialistas en nuestra empresa que destacan en la elaboración de especificaciones. Estaremos encantados de ayudarle a formalizar su proyecto y a elaborar la documentación adecuada. Nos tomamos la especificación muy en serio para asegurarnos de que nuestros clientes obtengan siempre el presupuesto más preciso posible.

Podemos trabajar con varios tipos de requisitos:

• Notas de reflexión;
• Requisitos basados en ejemplos;
• Requisitos empresariales;
• Requisitos funcionales;
• Casos de uso.

Si a los requisitos les falta alguna información, enviaremos al cliente una lista de preguntas aclaratorias. Intentamos que no falte nada importante, pero también sabemos que nadie quiere tener que digerir 60 páginas de descripción técnica, especialmente en la fase inicial de la planificación del proyecto. Por eso intentamos que las especificaciones sean breves y estén escritas en un lenguaje no técnico fácil de entender. También enviamos todas las especificaciones al cliente para que las apruebe antes de empezar a trabajar.

Pero eso no quiere decir que evitemos por completo las discusiones técnicas: también podemos ofrecer a los clientes propuestas sobre la forma óptima de implementar ciertas características o recomendar tecnologías a utilizar.

El proceso suele ser así:

• El cliente nos proporciona toda la información sobre el proyecto;
• Hacemos preguntas sobre las características y los componentes que podrían afectar al presupuesto;
• Si no se proporciona ninguna especificación, redactamos una con la aprobación del cliente;
• Proporcionamos el presupuesto final.