Gestión de su equipo en el extranjero

Ha decidido que la externalización era lo mejor para la empresa y ha contratado a un equipo deslocalizado. El contrato está firmado, el acuerdo de nivel de servicio está cuidadosamente elaborado, el periodo de transición ha terminado: el proveedor ha empezado a trabajar. Pero, ¿qué ocurre ahora? ¿Acaba de perder el timón? ¿Cómo puede gestionar un proyecto de externalización? ¿Cómo mantener el interés de su equipo deslocalizado en su proyecto? ¿Qué hará que sigan apasionados por ofrecerle un servicio de primera categoría?

Antes de sumergirnos a fondo en un caso, repasemos todos los pasos mencionados anteriormente, que renuncian a la gestión de un equipo propio. Entonces…

Consejos para trabajar con un equipo deslocalizado

En primer lugar, un cliente debe tener una persona responsable de la entrega de una idea. Normalmente, este papel lo desempeña el Director Técnico (CTO) o el Director General (CEO) personalmente. Hay un prerrequisito esencial para el éxito del proyecto de externalización: el cliente, antes de dejarse caer por las nubes sobre la empresa de externalización en el extranjero, tiene que saber con seguridad lo que quiere. No es que el cliente tenga que tener una especificación o una petición súper detallada, pero al menos debería poner su idea en palabras.

Ensegundo lugar, por parte del proveedor, sería mejor proporcionar al cliente un analista de negocio (BA) experto en tecnología y con gran capacidad económica. Un experto de este tipo se pondrá definitivamente al lado de la idea del cliente y será capaz de entregarla a un equipo de desarrollo. Por regla general, no hay sudor en esta fase de alcance y estimación, si los principios son claros, las normas están acordadas y el presupuesto es aprobado, en primer lugar, por un cliente en y para sí mismo de antemano. Por lo tanto, el proceso de alcance, estimación y gestión no es tan sofisticado como parece, de hecho todo esto es bastante sencillo de mantener.

En tercer lugar, por regla general, por parte del proveedor de servicios deslocalizados, se forma un grupo de trabajo dirigido por un jefe de equipo (TL) o un director de proyecto (PM) cuya tarea es supervisar las actividades del equipo y llevar un registro. Estas personas realizan inspecciones periódicas del cumplimiento de las obligaciones contractuales y del nivel de servicio y controlan también la introducción de cambios.

En la comunicación con los clientes, a menudo se oye hablar del temor de que al involucrar a un subcontratista pueda ser difícil gestionar un proceso que ya no le pertenece. A primera vista, esto puede parecer realmente así. Pero, ¿quién conduce realmente un taxi, el conductor o el cliente? El cliente sigue teniendo herramientas bastante eficaces para gestionar la relación con el subcontratista: imponer una multa, revocar una licencia y hacer caer la reputación del contratista en el mercado. Y si se examina con más detenimiento la subcontratación, se encontrarán muchas más herramientas, que las palancas para gestionar un equipo subcontratado.

De todos modos, las amenazas y los apalancamientos no son la forma de gestionar los equipos tecnológicos, el establecimiento de relaciones estrechas y firmes con su nuevo equipo de subcontratación es crucial para el éxito de su empresa. Es una práctica generalizada que las empresas subcontraten tareas o proyectos específicos para ahorrar dinero, así que antes de caer a bordo de su nuevo equipo de externalización, recuerde que la asequibilidad es sólo una parte de la ecuación, y que hacer piña con el equipo es de facto, ya que la calidad de una salida a tiempo y dentro del presupuesto es directamente proporcional a la satisfacción que tienen en el cumplimiento de las demandas de su negocio. Trate a su equipo interno y a su equipo externo como uno solo. Dedique tiempo a conocer al equipo con el que va a trabajar. No olvide mostrar su respeto, ya que no son un mero proveedor con el que hace negocios, sino una parte integral de su éxito

Además de los consejos mencionados, aquí hay varias cosas más que asegurarán y mejorarán la gestión de su equipo deslocalizado:

Defienda un buen nivel de inglés.

Para asegurarse de que su idea y sus responsabilidades se entienden y todo el mundo sabe cuál es el resultado esperado desde el principio, asegúrese de establecer una comunicación clara y sin obstáculos

El inglés es el idioma global de los negocios, por lo que, tanto si trabajan en el desarrollo como en el procesamiento de datos, es necesario que los directivos tengan fuertes conocimientos lingüísticos para captar todos los matices y evitar posibles malentendidos

Construir una sólida red de comunicación

Hágales sentir que están sentados a su lado. Utilice el correo electrónico y Skype, o mensajeros corporativos basados en la nube como Slack, que está lleno de funciones interesantes (llamadas y correos electrónicos, intercambio de archivos, mensajes directos, canales privados) para mantener una comunicación fluida con un equipo remoto en tiempo real. Para sacar lo mejor de su equipo, colabore con él a través de todas estas bondades

Además, puede celebrar reuniones periódicas en línea para aumentar la productividad del equipo definiendo objetivos, compartiendo ideas e información y revisando el trabajo realizado, así como desarrollando estrategias. Esta comunicación crea un terreno común entre el personal interno y el externo, desplegando intereses y objetivos mutuos para que todos comprendan la imagen global del proyecto

Sea duro con el seguimiento y la transparencia

En primer lugar, cualquier empresa de desarrollo externalizado debe proporcionarle un flujo de trabajo detallado. Todos los procesos deben ser absolutamente transparentes y, a partir de ellos, usted debe comprender cómo transcurre el ciclo desde la concepción de una idea hasta la fase de producción

A continuación, debe asegurarse de contar con una infraestructura de desarrollo eficiente. Aquí, la eficiencia se entiende como un sistema unificado de comunicación, que abarca aspectos como la gestión de proyectos, el fondo de conocimientos y un lugar para la correspondencia/debates. Todo debe tener un punto de apoyo en un solo lugar, para que usted, como cliente, pueda, en cualquier momento, buscar acceso a la información. Hay que vivir en un mundo de contratistas. Así que, obviamente, necesita una herramienta que le ayude a hacer las cosas y a mantenerse sincronizado con el equipo

Las herramientas de productividad como JIRA, Asana, ReQtest, Trello, Fossil, Basecamp, etc. son algunas de las mejores herramientas del mercado para una gestión decente de los proyectos. Sea cual sea la herramienta que elija, reducirá la fricción, mejorará la comunicación y documentará el progreso del proyecto.

La transparencia de un sistema de seguimiento de incidencias permite que tanto los clientes como los constructores se responsabilicen de completar las tareas y que el proyecto avance rápidamente gracias a la metodología ágil prevista. Más allá del enfoque de las tarjetas en una pizarra que era eficaz hace décadas, existen enfoques innovadores basados en herramientas dentro de estos conjuntos de herramientas blandas que son más apropiados para la gestión de equipos deslocalizados. Un sistema de seguimiento de incidencias ofrece una forma sencilla de documentar las tareas, asignar responsables y ver el estado de los avances. Una vez que el sistema se integra en su entorno de gestión de proyectos, toda la documentación y las comunicaciones relacionadas con el proyecto se centralizan para ofrecer una transparencia total del estado del proyecto.

Utilice la ciencia del castigo

Como se suele decir, quien no comete errores es difícil que haga algo. Por lo tanto, no se enfade si recibe un informe de fracaso o si algo ha salido mal. El método de ensayo y error sigue en el juego. Pero hay situaciones en las que se podrían eludir los errores si se tomaran las medidas adecuadas, pero de alguna manera no se hizo. Aun así, no es una razón para echar fuego y llamas, ya que en realidad se arriesga a provocar el agotamiento psicológico y emocional de su pareja. Y lo que es más importante, actuar así es la forma menos efectiva de resolver el problema. Dejando a un lado las emociones, concéntrese en la situación y en una discusión constructiva sobre cómo resolverla de forma óptima. Y los verdaderos líderes nunca humillan a otras personas por sus errores, siempre les ayudan a sacar una buena lección de ello.

¡Déjenlos entrar!

Proporcione toda la información posible a los miembros del equipo en el extranjero. Infórmeles sobre su organización, su negocio y sus expectativas. Si no confía en el socio, preocupándose continuamente por lo que está haciendo, perderá la concentración y la eficacia de su cogitación será igual a cero. Contrate sólo a personas y empresas en las que confíe

Debe confiar en que trabajarán duro y harán lo mejor para usted y su producto. Sin duda, es importante que los miembros del equipo remoto sientan que su aportación es valiosa y que se confía en ellos para tomar decisiones basadas en su experiencia profesional durante la implementación. Sea liberal con el respeto y no se olvide de pedir opiniones a los recursos deslocalizados, eso hará que se sientan definitivamente comprometidos con el proyecto y que expresen puntos de vista útiles que puedan mejorar sus procesos. Anímelos a hacer preguntas y déles respuestas irrefragables.

Lleve un registro

Mantener la documentación no tiene nada de divertido, es aburrido y molesto, por eso se suele descuidar, teniendo en cuenta que la documentación puede ser torpe, se puede resolver todo hablando, ¡pero no! Llevar a cabo la documentación es un hito segregado de todo el proyecto que debe llevarse a cabo. Los requisitos de las partes interesadas deben documentarse de forma detallada, sencilla y clara. Aquí no se permiten líneas ambiguas

Hay que describir la lógica empresarial, describir la especificación de la API. Es más, establezca una regla de propiedad conjunta de los documentos: digamos que la especificación de la API para la aplicación móvil ha sido desarrollada por usted, pero el contratista tiene derecho a solicitar cambios en esta documentación. No debe haber un deseo expreso de tener todos los documentos en la asfixia. Además, es importante tener un registro de las comunicaciones entre los miembros del equipo y las partes interesadas, que contenga los temas discutidos, las conclusiones alcanzadas y las decisiones tomadas. Esta información puede analizarse después del proyecto para averiguar si había mejores opciones/soluciones para una tarea específica, y si es así, utilizar ese conocimiento en el futuro proyecto similar.

Elogie el éxito y sea generoso con los cumplidos

Las habilidades blandas nunca deben ser revocadas Elogio… esta técnica de creación de equipos es fundamental en cualquier rutina diaria, y ciertamente dentro del proceso de trabajo. El elogio es un instrumento con el que se puede empezar a construir un contacto positivo con los trabajadores. Los elogios no son sólo una liberación emocional, sino también una oportunidad de obtener una retroalimentación de alguien a quien se elogia. Aproveche cualquier oportunidad para premiar al equipo. Cualquier reconocimiento es una motivación sencilla, de coste neutro y eficaz en el camino hacia el éxito de su empresa

¡Y hay más cosas que aprender!

Teniendo en cuenta todo lo anterior, debemos decir que en Redwerk cumplimos todos los valores de flexibilidad, transparencia e integridad profesional. Nuestra experiencia está demostrada por 13 años de duro trabajo, constante autoanálisis y autocrítica para lograr la superación y el reconocimiento de nuestros Clientes de todo el mundo.

Trabajamos con un compromiso de Tiempo y Material, y por lo tanto:

• guardamos una opción de alcance de trabajo dinámico, proporcionamos una;
• gran amortiguación de los riesgos;
• proporcionar opciones para que los clientes gasten su dinero sólo en la función que necesitan ahora, no en las funciones que necesitaban cuando firmaron el contrato;
• presentar una retroalimentación en fracciones de segundo con el fin de realizar rápidas correcciones de rumbo cuando sea necesario;
• preservar la transparencia del proceso y la posibilidad de que el cliente lo controle.

Además, nos enorgullece afirmar que nuestro equipo es una reserva de profesionales con habilidades técnicas y blandas, dirigidos por experimentados jefes de equipo y gestores de proyectos. Para que usted forme parte de un proyecto, se le presentará al equipo de desarrollo para que se sienta en el mismo lado de la valla, porque ¿por qué no hablar directamente con su equipo?

¡Manténgase al día con Redwerk!