Presales Mechanics: How we do it
¿Qué es un proceso de ventas sólido? Creemos que es poner los esfuerzos adecuados en los lugares correctos en el momento adecuado. Como en un juego de Tetris. Y la base de este juego es la preventa. Si desea conocer los “bastidores” del proceso de preventa, este artículo es para usted. Le explicaremos qué es el proceso de preventa y cómo se puede aplicar en la empresa de externalización de software para garantizar el mejor resultado para ambas partes.

Prepararse para la venta

Eso es exactamente lo que es el proceso de preventa. Es el trabajo de base que conduce a la venta propiamente dicha, incluyendo la adquisición, el desarrollo y el mantenimiento de los clientes. Aunque el cierre de los tratos se lleva todo el mérito, un proceso de preventa realizado con éxito es lo que impulsa sus ventas y repercute en el éxito general de cualquier empresa. Pero para disfrutar de esos beneficios, necesitará que esté bien trazado

¿Qué contiene el proceso de preventa?

Todo lo que hace antes de cerrar el trato forma parte del proceso de preventa:

  • Cribado y selección de clientes potenciales
  • Investigación del producto
  • Investigación de mercado
  • Análisis de datos
  • Análisis de clientes
  • Preparación de guiones de llamadas
  • Identificación de soluciones para los problemas de los clientes
  • Oferta comercial
  • Gestión de ventas

Todos estos puntos están relacionados con la investigación, la validación, la preparación y la atención al cliente. Una vez hecho esto, el cliente pasa a manos de los responsables de cerrar el trato.

La preventa a nuestra manera

La venta de servicios de desarrollo de software tiene sus particularidades. Éstas están relacionadas con el propio proyecto. Hay que averiguar qué quiere el cliente. En base a eso, usted estima cuánto costará su trabajo. Para mostrar cómo se ejecuta esto, utilizaremos la mecánica de preventa de Redwerk como ejemplo.

Obtención de las especificaciones

El líder tiene los requisitos del proyecto pero no siempre proporciona la especificación completa. Es entonces cuando surge la tarea de extraer la información del cliente.
Esto es lo que pedimos a nuestros clientes potenciales para obtener los datos que necesitamos:

  • Descripción del producto o SRS (Software Requirements Specification)
  • ¿Proporcionan ellos el diseño o debemos estimarlo?
  • ¿Disponen de API o debemos crearla?
  • ¿Tienen alguna pila tecnológica preferida?
  • ¿Tienen una fecha de entrega requerida?
  • ¿Debemos crear la SRS? (en caso de que no haya especificaciones)
  • ¿Debe la aplicación ser multiplataforma? ¿Qué plataformas deberían ser compatibles? (para aplicaciones móviles)
  • ¿Debe el diseño ser responsivo? (para aplicaciones web)
  • ¿Qué información debe extraerse? (para los rastreadores web)

Una vez realizado con éxito, procedemos a una estimación detallada del esfuerzo basada en el modelo de tiempo y material con el que trabajamos

Proceso de estimación

Es cuando predecimos la cantidad de esfuerzo (en términos de horas y dinero) que necesitaremos para entregar el proyecto. Para ello, nuestro PM distribuye las tareas de estimación entre nuestro equipo de desarrolladores, diseñadores y probadores, en función de la tecnología y la función requeridas. Permite determinar el tamaño del equipo necesario para completar el proyecto en función del plazo del cliente.

El resultado de cada subestimación es el número de horas necesarias para el desarrollo del front-end, el back-end, el diseño, las pruebas y la gestión del proyecto. Y eso nos permite construir el desglose horario completo

¿Dónde quiere que le enviemos nuestra muestra de estimación de proyectos?
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Por favor ingrese su correo electrónico comercial

El desglose es un análisis detallado por horas del tiempo necesario para terminar cada tarea menor. Muestra las horas realistas (con riesgos calculados) y las optimistas (sin riesgos calculados) necesarias para el desarrollo del proyecto

El proceso de estimación suele durar entre 3 y 5 días, pero si necesitamos más tiempo nos aseguraremos de informar al cliente.

El siguiente paso de nuestra preventa es la oferta.

La oferta

La oferta comercial es una presentación breve y clara de la estrategia de desarrollo propuesta para que el cliente vea lo que está pagando. En ella se visualizan las cifras clave del proyecto y se esboza lo que puede esperar como resultado.

¿A dónde quiere que le enviemos nuestra muestra de oferta de proyecto?
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En primer lugar, analizamos todos los datos de entrada y dibujamos un mapa mental general del proyecto para presentar la comprensión de la idea más fácilmente a todos los participantes. Muestra nuestra visión de todo el trabajo en el proyecto y todas las acciones e interacciones potenciales de todos los roles en el proceso.

Siguiendo el mapa mental, en la oferta

  • Describa el presupuesto estimado en función del desglose
  • Muestre el calendario teniendo en cuenta todos los fines de semana y días festivos
  • Describa los riesgos para que el cliente los conozca
  • Muestre el equipo completo que trabajará en el proyecto
  • Sugiera las tecnologías que se utilizarán en el proceso de desarrollo
  • Enumerar los dispositivos que se utilizarán durante las pruebas

Además, como siempre estamos abiertos a nuestros clientes, en cada oferta también pueden leer los comentarios del cliente para el que hicimos una solución similar.

Parece bastante fácil, pero como cualquier otro proceso, la preventa en TI también tiene sus complicaciones, ya sea la falta de especificaciones del proyecto, los plazos poco realistas o la falta de personas preparadas para realizar el trabajo en el proyecto. Por suerte, pueden evitarse si sabe cómo comunicarse con el cliente y distribuir los roles en su equipo.

Cómo crear un proceso de preventa fluido

He aquí en qué nos centramos cuando creamos nuestro proceso de preventa en Redwerk para asegurarnos de no encontrar ningún cuello de botella.

Enfoque individual

Cada día de trabajo de nuestro equipo de preventa comienza con la conexión al chat y la comprobación de los correos electrónicos entrantes para estar en contacto y ayudar a los clientes potenciales. Toda la comunicación en el chat es en directo y con personas reales. No se utilizan bots

Se trata de tener en cuenta los deseos de los clientes respecto al proyecto: especificaciones, características, presupuesto. Averiguar y escuchar lo que el cliente necesita y espera es la clave del éxito de las ventas.

Al responder a las solicitudes que recibimos, mostramos ejemplos de nuestro trabajo en una pila similar y compartimos los comentarios de los clientes. Por ello, el envío de correos electrónicos se realiza con un enfoque personal para cada cliente.

Respuesta rápida

No importa lo avanzado que sea su marketing, creemos que “si hay una fuerza de ventas perezosa en el tablero, todo es en vano”, ya que a nadie le gusta esperar. Por eso intentamos responder a nuestros clientes tan rápido como podemos. Además, siempre les mantenemos al corriente de los cambios si los hay.

Un proceso claro

El proceso de preventa no sólo afecta al cliente, sino también a su equipo. Las personas que van a trabajar en el proyecto tienen que saber exactamente qué etapas y actividades deben seguir y en qué orden. Esta claridad permite mantener a todos en la misma página, lo que es especialmente importante para los proyectos complejos.

Asignación de funciones

Definimos funciones y responsabilidades claras para los miembros de nuestro equipo en cada etapa del proceso, en función de sus habilidades y de su disponibilidad de horario. Esto permite evitar malentendidos y falta de comunicación.

Reparto del poder

Nuestro equipo de preventa se encarga de la comunicación desde el principio, la recopilación de requisitos, el control del proceso de estimación, la preparación de la oferta y la discusión con el cliente, la preparación del contrato y el mantenimiento de las relaciones con el cliente en el futuro.

Nuestros gestores de proyectos se encargan de la estimación del proyecto, la comunicación con el equipo y la gestión del proyecto en general.

Todos los equipos interactúan estrechamente para lograr los mejores resultados. Todas las responsabilidades se enumeran en nuestra base de conocimientos para simplificar el trabajo y garantizar que todos sepan exactamente de qué se encargan.

Comunicación

Un proceso de preventa eficaz es imposible sin una buena comunicación desde el primer contacto hasta el cierre. Nos aseguramos de que el equipo que trabaja en el proyecto y el director de ventas se comunican de forma clara y coherente para ofrecer las mejores soluciones al cliente.

Finalmente

¿Qué se consigue con un proceso de preventa sólido? Beneficios innegables Y los más importantes son

  • Un sólido proceso de ventas
  • Ciclo más rápido de los clientes potenciales
  • Aumento y mejora del número de clientes potenciales cualificados
  • Satisfacción del cliente

La preventa es la parte “técnica” de todo el proceso de venta. Cuando se ejecuta de forma correcta, conduce a la venta en sí. Y ese es el objetivo de cualquier empresa que ofrezca sus servicios.