Herramientas esenciales para jefes de proyecto remoto 2024: Edición Redwerk

La pandemia de coronavirus ha sacudido al mundo entero, haciendo que las empresas busquen la manera de transferir todas sus operaciones en línea sin disminuir la productividad de sus empleados ni sus márgenes de beneficios. Las empresas que no contaban ya con una política de trabajo a distancia estaban entre las menos preparadas para semejante giro de los acontecimientos. Muchas de ellas todavía están inmersas en el proceso de sincronizar todos sus departamentos y garantizar que los empleados puedan acceder a todos los recursos vitales. En cuanto a Redwerk, la naturaleza de nuestro negocio presupone la comunicación con clientes internacionales que pueden confiarnos plenamente el desarrollo de un producto de principio a fin; por lo tanto, toda la interacción se produce en línea. Además, el equipo de Redwerk está distribuido en dos ciudades: una oficina en Kiev y otra en Zaporizhia. Con 15 años de experiencia en el mercado de las TI, garantizamos una cooperación perfecta entre los equipos y conseguimos la máxima eficacia en los procesos de trabajo diarios, tanto si se trabaja a distancia como en la oficina.

En este artículo, hemos recopilado las herramientas que utilizan nuestros gestores de proyectos (PM) para prestar asistencia puntual tanto a los clientes como al equipo de entrega. Aunque no todo el mundo necesite un arsenal de aplicaciones para seguir siendo profesional, siempre es bueno conocer las alternativas más populares que automatizan tareas rutinarias, ahorran tiempo y unen al equipo.

La opinión de los jefes de proyecto de Redwerk sobre el trabajo a distancia durante la cuarentena

Los empleados de Redwerk están acostumbrados a trabajar a distancia: los que llevan trabajando para la empresa al menos un año pueden trabajar desde casa una vez a la semana o un mes al año. Por el momento, no hay restricciones en cuanto a los días de trabajo desde casa; por tanto, los empleados de Redwerk pueden trabajar a distancia todo el tiempo que quieran. Aunque la práctica del trabajo desde casa ha demostrado ser un éxito, quedarse en casa a voluntad y verse obligado a trabajar a distancia durante un periodo prolongado son dos escenarios completamente distintos. Queríamos saber qué opinan nuestros empleados del trabajo durante el cierre; por eso realizamos una miniencuesta. He aquí algunas de las respuestas más genuinas y descriptivas:

En general, los empleados de Redwerk no tuvieron muchos problemas para desempeñar sus tareas profesionales desde casa; sin embargo, existe un cierto nivel de malestar psicológico derivado de permanecer en el mismo entorno durante un tiempo prolongado. El equipo de Redwerk conserva una productividad y una salud mental excelentes recurriendo a técnicas habituales para reducir el estrés: hacer ejercicio, escuchar música y entretenerse después del trabajo.

Herramientas más populares para el trabajo a distancia entre los PM de Redwerk

Las herramientas que utilizan los PM pueden depender del nicho de negocio y del alcance del propio proyecto. Hemos preguntado a los gestores de proyectos de Redwerk en qué herramientas confían en su día a día, y todos ellos han coincidido en los elementos esenciales que se mencionan a continuación. Aunque esta lista no abarca todas las herramientas de gestión de proyectos existentes, es un kit muy útil tanto para los novatos como para los expertos.

Planificación y seguimiento de proyectos

Algunos de los primeros pasos que da todo PM son esbozar el alcance de un proyecto, crear un calendario de tareas, priorizar los tickets y asignarlos a profesionales cuyas habilidades se ajusten perfectamente a los requisitos establecidos. El arte de planificar correctamente es algo que mucha gente quiere dominar, independientemente de su ocupación, ya que es clave para cumplir los plazos y mantenerse organizado en general. Los PM de Redwerk saben cómo ganarse la confianza de los clientes y sacar adelante proyectos de diversa complejidad.

Jira es una herramienta de gestión de proyectos para equipos ágiles. Muchas agencias de desarrollo de software utilizan Jira porque en un principio se diseñó exclusivamente para especialistas en TI. Sin embargo, a partir de un rastreador de errores y problemas, se ha convertido en un sistema operativo de trabajo interdepartamental. Nuestros PMs lo utilizan para:

• Crear tickets para epopeyas, historias, tareas y subtareas;
• Priorizar tareas;
• Distribuir las tareas entre el equipo;
• Supervisar el rendimiento individual y del equipo;
• Seguimiento del progreso paso a paso mediante la comprobación de los registros;
• Etiquetar a las personas que tienen la experiencia necesaria para resolver un problema concreto;
• Informar de las horas de trabajo dedicadas a completar una tarea.

• Gratuito (hasta 10 usuarios, 2 GB de almacenamiento de archivos, funcionalidad limitada), 0 $ al mes;
• Estándar (hasta 5000 usuarios, 250 GB de almacenamiento de archivos, funcionalidad ampliada), 7 $ por usuario al mes;
• Premium (hasta 5000 usuarios, almacenamiento ilimitado, funcionalidad completa), 14 $ por usuario al mes.

Trello es una herramienta de gestión de proyectos adecuada para gestionar tareas tanto personales como empresariales. La funcionalidad básica es similar a la de Jira; sin embargo, el enfoque de la gestión de tareas es diferente: en lugar de tickets, se crean listas con tarjetas que se pueden mover por el tablero. Trello tiene un diseño de interfaz de usuario visualmente atractivo y plantillas ya preparadas que sirven de guía para crear listas. Los jefes de proyecto de Redwerk utilizan Trello para la planificación personal y asegurarse de que existe un equilibrio entre el trabajo y el ocio. Las principales funciones de Trello son:

• Crear un tablero con listas y tarjetas;
• Ampliar la descripción de las tarjetas con listas de comprobación y archivos adjuntos;
• Establecer plazos para cada tarea con recordatorios personalizados;
• Añadir miembros del tablero a la tarjeta;
• Copiar, mover y archivar tarjetas.

• Gratuito (10 tableros de equipo, 1 tablero potenciador, 10 MB por archivo adjunto, automatización sencilla), 0 $ para siempre;
• Business class (tableros de equipo y power-up ilimitados, 250 MB por archivo adjunto, automatización mejorada), 12,50 $ por usuario al mes;
• Enterprise (tableros de equipo y power-up ilimitados, 250 MB por archivo adjunto, automatización todo incluido, funciones avanzadas de administración y seguridad), 20,83 $ por usuario al mes.

Azure DevOps es una plataforma SaaS de Microsoft diseñada para sincronizar los equipos de desarrollo y operaciones y facilitar el proceso de desarrollo, prueba y lanzamiento de soluciones de software. Su gama de servicios es bastante amplia; sin embargo, los PM se ocupan principalmente de Azure Boards. Algunos de nuestros clientes prefieren trabajar con Azure DevOps en lugar de Jira; por lo tanto, nuestro equipo ha adquirido experiencia en el trabajo con esta herramienta. Permite:

• Crear un tablero Kanban;
• Proporcionar requisitos exhaustivos para cada tarea: cuadro de descripción, criterios de aceptación, prioridad, puntos de historia, etiquetas, tareas principales/relacionadas, carga de archivos, opciones para compartir, etc.;
• Gestión de backlogs y sprints;
• Seguimiento del trabajo mediante consultas;
• Compilación de un panel de control visualmente atractivo para cada proyecto.

• Gratuito (un año de servicios gratuitos populares, 200 dólares de crédito para explorar Azure durante un mes, 25 servicios siempre gratuitos);
• Calculadora de precios (el precio depende del número de usuarios, el plan de precios y las funciones adicionales).

Airtable es una hoja de cálculo y base de datos súper personalizable. En lugar de tickets o listas, Airtable ofrece bases que contienen múltiples tablas. Estas tablas pueden formatearse en función de las características específicas del proyecto. Nuestros PMs utilizan Airtable para controlar la carga de trabajo de los desarrolladores, ingenieros de control de calidad y diseñadores, lo que ayuda a distribuir los recursos de manera eficiente. También lo utilizan para sistematizar y almacenar toda la información vital sobre clientes, proyectos y compañeros de equipo. Las características más destacadas del software son las siguientes:

• Cómodas opciones de visualización (cuadrícula, calendario, galería, Kanban);
• Numerosos tipos de campos (casillas de verificación, desplegables, notas largas, enlaces a otras tablas) arrastrar y soltar archivos adjuntos;
• Potentes herramientas de visualización (varios tipos de gráficos, diseñador de páginas, explorador de modelos 3D);
• API robusta (Mailchimp, Instagram, Zapier, Evernote, y muchos más);
• Respuestas sincronizadas en diferentes plataformas;
• Herramientas de comunicación integradas (videochat, SMS);
• Cronómetro y reloj mundial.

• Gratuito (1200 registros, 2GB de almacenamiento, historial de revisiones de 2 semanas, funcionalidad limitada), $0;
• Plus (5000 registros, 5 GB de almacenamiento, historial de revisiones de 6 meses, funcionalidad ampliada), 12 $ por usuario al mes;
• VENTAJA (50000 registros, 20 GB de almacenamiento, historial de revisiones de un año, funcionalidad avanzada), 24 USD al mes por usuario;
• Enterprise (50000+ registros, 1000GB de almacenamiento, historial de revisiones de tres años, funcionalidad completa), tarifa personalizada.

Las Notas y los Recordatorios de Apple son indispensables para aquellos a los que se les ocurren ideas brillantes de camino a casa, durante una sesión de gimnasia o en el trayecto al trabajo. Para asegurarse de que sus ideas sobreviven a los retos de otros días y llegan a la mesa de debate, nuestros PM toman notas en la app Notas y activan recordatorios para llegar a tiempo a las conferencias telefónicas y resolver rápidamente pequeños problemas que pueden estancar el progreso si se dejan desatendidos. También existen aplicaciones similares para usuarios de Android, como Evernote o Todoist..

Documentación

La documentación de los procesos empresariales es parte integrante de las operaciones de una empresa. Sin flujos de trabajo, políticas empresariales y normas claramente definidos, los empleados no podrán trabajar en sincronía. Además, el proceso de incorporación de nuevos empleados será más eficaz si los recién llegados pueden encontrar fácilmente toda la información vital almacenada en un solo lugar. Los PM son las personas que actualizan la documentación de la empresa, añaden entradas relevantes, hojas de trucos, preguntas frecuentes y materiales educativos para sus compañeros de equipo. Por ello, necesitan una herramienta a la que puedan acceder fácilmente y que cuente con cómodas opciones de edición y uso compartido.

Confluence es un software de colaboración diseñado para almacenar, añadir, editar y compartir información vital entre los distintos departamentos de una empresa. En otras palabras, es una plataforma en la nube que permite a las empresas crear una base escalable de intercambio de conocimientos. Los jefes de proyecto de Redwerk utilizan Confluence para documentar toda la información sobre los proyectos que gestionan, como retratos de clientes, especificaciones de proyectos y notas de reuniones. Con el tiempo, nuestros PM actualizan los materiales existentes y notifican los cambios a sus compañeros de equipo. Estas son las principales ventajas de la herramienta:

• Fácil acceso a la información gracias a la búsqueda avanzada;
• Contenido enriquecido (notas de reuniones, encuestas, entradas de blog, instrucciones, requisitos de productos, etc.);
• Opción de previsualización de páginas;
• Cómodas opciones para compartir y recibir notificaciones;
• Función de guardar en favoritos;
• Sistema multiplataforma.

• Gratuito (hasta 10 usuarios, 2 GB de almacenamiento de archivos, funcionalidad limitada), 0 $ al mes;
• Estándar (hasta 5000 usuarios, 250 GB de almacenamiento de archivos, funcionalidad ampliada), 5 $ por usuario al mes;
• Premium (hasta 5000 usuarios, almacenamiento ilimitado, funcionalidad completa), 10 $ por usuario al mes.

Alternativas para documentación: Nuclino, Slite, Notion, Kipwise, Bookstack

Aspectos técnicos

Aparte de unas aptitudes organizativas y de comunicación bien desarrolladas, se espera que los directores de proyectos de las empresas de TI demuestren un cierto nivel de conocimientos técnicos. Como facilitadores del proceso de desarrollo, los directores de proyectos dedican mucho tiempo a comunicarse con los clientes, aclarar los requisitos del proyecto y buscar soluciones empresariales adecuadas. Tienen que estar en sintonía tanto con los clientes como con los desarrolladores, y sus conocimientos técnicos suelen ser decisivos para fidelizar a un cliente.

Wappalyzer es un software que permite a los PM identificar qué tecnologías se utilizan en un sitio web concreto. Wappalyzer puede reconocer bibliotecas front-end, API, CMS, CRM, así como diversas herramientas de marketing y análisis. Saber qué tipo de software utilizan los líderes del mercado en diferentes sectores ayuda a mantenerse al día de las tendencias tecnológicas que se utilizan en la vida real. Los directores de proyectos de Redwerk utilizan Wappalyzer para prepararse para las reuniones con clientes que dan pocos o ningún detalle sobre la pila tecnológica que utilizaron para crear un producto, pero esperan al menos estimaciones aproximadas del alcance del proyecto. Las características que hacen que Wappalyzer sea útil y práctico son las siguientes:

• Búsqueda de tecnología (en un sitio web determinado);
• Búsqueda masiva de tecnologías (en varios sitios web simultáneamente);
• Conjuntos de datos (creación de una lista de sitios web que utilizan las tecnologías seleccionadas);
• APIs;
• Clertas (recepción de notificaciones sobre cambios en la pila tecnológica de los sitios web seleccionados).

TestFlight es una aplicación que facilita las pruebas beta de productos iOS. Todo lo que necesitan los beta testers es instalar la aplicación, aceptar el enlace de invitación del desarrollador y seguir las instrucciones de la aplicación. Los PM de Redwerk utilizan Testflight para realizar pruebas beta rápidas y comprobar las últimas actualizaciones de software. Estas son las principales características de la aplicación:

• Periodo de prueba de 90 días;
• Enlaces de invitación pública y por correo electrónico (para probadores internos y externos);
• Página de información sobre las pruebas con instrucciones sobre las funciones que deben probarse;
• Varias plataformas de Apple: iPhone, iPad, Apple TV;
• Hasta 100 probadores internos;
• Hasta 10000 probadores externos;
• Más de 30 idiomas disponibles.

Alternativas para aspectos técnicos: BuiltWith, WhatRuns, TestFairy, UserTesting, WhatCMS

Trabajar con datos y archivos

Crear tickets, redactar documentación, preparar reuniones, hacer diapositivas para presentaciones… todas estas tareas cotidianas presuponen trabajar con datos y archivos. A veces, la gestión de varios proyectos puede resultar frustrante, sobre todo si la información está dispersa en diferentes carpetas. Sin embargo, los jefes de proyecto experimentados saben cómo organizar su espacio de trabajo para lograr la máxima productividad y eficiencia en el tiempo. Dado que casi no hay tarea que los PM puedan realizar sin apoyarse en datos y ayudas visuales, esta sección de herramientas es la más larga.

Google Docs es una herramienta esencial para crear una copia escrita, ya sea un correo electrónico, un estudio de caso, un artículo técnico o simplemente un mensaje largo. Lo que hace que Google Docs sea más práctico que otros editores de texto es que está basado en la nube y que guarda todas las ediciones automáticamente, lo que evita la pérdida de datos cuando te quedas sin batería o se bloquea el software. Además, Google Docs tiene las siguientes ventajas:

• Varias versiones de un mismo archivo;
• Opciones para compartir archivos;
• Notificaciones instantáneas por correo electrónico sobre respuestas a comentarios o cualquier cambio en el archivo;
• Modo sin conexión;
• Corrector gramatical y ortográfico;
• Complementos y extensiones (como Grammarly, SEMrush).

gratuito para uso personal
parte del paquete G Suite para empresas

Google Sheets es una herramienta diseñada para trabajar con números, listas o cualquier otro dato que requiera categorización y análisis. Tiene una funcionalidad similar a Google Docs, lo que significa que guarda automáticamente todos los cambios; sin embargo, la información se introduce en una hoja de cálculo en lugar de en un archivo de texto. Los jefes de proyecto de Redwerk consideran que Google Sheets es especialmente útil para tareas que requieren colaboración, en las que cada miembro del equipo debe contribuir al archivo. Por ejemplo, nuestros jefes de proyecto pueden trabajar en una solicitud de estimación de proyecto de un cliente. En este caso, necesitan respuestas de todos los miembros del equipo sobre las horas, las tecnologías y las soluciones alternativas para abordar una necesidad empresarial. Google Sheets facilita el trabajo de todos en un mismo archivo gracias a sus opciones avanzadas de uso compartido. He aquí la lista de sus principales características:

• Varias versiones en un mismo archivo;
• Herramientas avanzadas de formato para cuadros y gráficos;
• Fórmulas integradas;
• Plantillas prediseñadas (lista de tareas, calendario, cronograma del proyecto, panel de análisis, pros y contras, etc.);
• Opciones para compartir archivos;
• Modo sin conexión;
• Acceso multiplataforma (teléfono, tableta, ordenador);
• Conversión de archivos (excel a doc, y viceversa).

gratuito para uso personal
parte del paquete G Suite para empresas

Google Slides es una herramienta para crear presentaciones de aspecto profesional. Al igual que Google Docs y Google Sheets, guarda todas las ediciones automáticamente y permite que muchas personas trabajen en el mismo archivo. Los jefes de proyecto de Redwerk utilizan Google Slides para las reuniones con el equipo y los clientes, y ahora que todo el mundo trabaja principalmente a distancia, es especialmente importante que los jefes de proyecto se aseguren de que todo el mundo está de acuerdo. Con Google Slides, los jefes de proyecto pueden hacer que las llamadas de Zoom o Skype sean mucho más informativas y emocionantes, y se tarda un segundo en compartir una pantalla con todo el apoyo visual necesario. Los argumentos respaldados por gráficos o ilustraciones relevantes suenan mucho más convincentes e incitan a los espectadores a hacer preguntas y a mantener el interés. Estas son las ventajas que ofrece Google Slides:

• Varias versiones en un mismo archivo;
• Herramientas de diseño avanzadas;
• Opciones para compartir archivos;
• Elegantes plantillas de diseño (portafolio, prototipo, estudio de caso, wireframes de proyecto, etc.);
• Acceso multiplataforma (teléfono, tableta, ordenador);
• Conversión de archivos (PowerPoint a Google Slides y viceversa);
• Transmisión inalámbrica (a través de Chromecast Hangouts y AirPlay).

gratuito para uso personal
parte del paquete G Suite para empresas

Figma es un editor de gráficos vectoriales basado en web y una herramienta de creación de prototipos. Se desarrolló principalmente para diseñadores; sin embargo, como cualquier otro proceso, la creación de diseños requiere revisiones y comentarios de todas las partes implicadas, y los creadores de Figma tuvieron en cuenta este aspecto. Los PM de Redwerk utilizan Figma para afinar el trabajo de los diseñadores, supervisando el proceso de principio a fin y asegurándose de que se entienden claramente las preferencias de los clientes. Figma tiene una serie de ventajas, como:

• Herramientas de diseño únicas;
• Prototipos interactivos aptos para móviles;
• Control de versiones;
• Cómoda exportación de diseños a través de un enlace;
• Colaboración en tiempo real (coedición, observación, comentarios);
• Plugins;
• Generación de código para propiedades visuales y espaciado.

• Gratuito (hasta 2 editores, 3 proyectos, historial de versiones de 30 días, almacenamiento en la nube ilimitado, opciones de uso compartido restringidas);
• Profesional (proyectos ilimitados, historial de versiones ilimitado, opciones de uso compartido ampliadas) $ 15 por editor cada mes, gratis para estudiantes y educadores;
• Organización (proyectos ilimitados, historial de versiones ilimitado, opciones de uso compartido ampliadas, seguridad avanzada y plugins privados) 45 $ por editor al mes.

Balsamiq es una herramienta para crear wireframes de interfaz de usuario de baja fidelidad para sitios web, aplicaciones web y móviles, así como software de escritorio. Nuestros jefes de proyecto utilizan Balsamiq sobre todo en la fase de descubrimiento del proyecto para ayudar a los desarrolladores a estimar el alcance y la complejidad del trabajo. Los Redwerkers también utilizan la herramienta cuando negocian con los clientes, ya sea para visualizar la especificación de los requisitos del software o para ofrecer soluciones empresariales alternativas. Balsamiq destaca por las siguientes ventajas:

• Herramientas de diseño esenciales (componentes e iconos de interfaz de usuario, símbolos reutilizables, arrastrar y soltar);
• Buena velocidad;
• Cómodas opciones para compartir (enlaces web, imágenes, PDF interactivos);
• Colaboración sencilla.

• Balsamiq Cloud (2-200 proyectos) $9-$199 al mes;
• Wireframes for Desktop (el precio depende del número de usuarios) $89+;
• Integración con Google Drive, Confluence,Jira (el precio depende del número de editores).

Mindmeister es una herramienta de mapas mentales diseñada para simplificar el proceso de intercambio de ideas, toma de notas y planificación de proyectos en general. La elaboración de mapas mentales es esencial en las fases iniciales del desarrollo de un proyecto, ya que permite a los gestores mantener todas las grandes ideas en un solo lugar, debatirlas y desarrollarlas. Los gestores de proyectos de Redwerk utilizan Mindmeister para esbozar un plan de proyecto futuro, dividirlo en bloques diferenciados y preparar una estimación aproximada de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Mindmeister ayuda a visualizar las correlaciones entre las distintas fases del proyecto, por ejemplo, qué expertos participarán en cada fase de desarrollo. Los Redwerkers adoran Mindmeister por las siguientes razones:

• Mapas mentales visualmente atractivos y nítidos;
• Plantillas y diseños personalizados;
• Cómodas opciones de uso compartido (enlaces, uso compartido masivo, integración con Google Drive, mapas Wiki);
• Gestión de tareas integrada (asignar tareas, establecer plazos, priorizar y enviar recordatorios por correo electrónico);
• Narración a través de presentaciones;
• Varios archivos multimedia adjuntos (enlaces, notas, imágenes, vídeos, iconos).

• Gratuito (hasta 3 mapas mentales, opciones de colaboración, asistencia por correo electrónico);
• Personal (mapas mentales ilimitados, archivos e imágenes adjuntos, exportación a PDF e imágenes) $2.49 por usuario cada mes;
• Pro (mapas mentales ilimitados, archivos e imágenes adjuntos, opciones de exportación ampliadas, mayor nivel de personalización) $4,19 por usuario al mes;
• Business (todo en Pro + grupos de usuarios, exportaciones y copias de seguridad de conformidad, opciones administrativas ampliadas) 6,29 $ por usuario al mes.

Coggle es una herramienta en línea para crear mapas mentales y organigramas. Coggle tiene una funcionalidad similar a la de Mindmeister; sin embargo, nuestros gestores de proyectos la utilizan con un propósito diferente. Mientras que Mindmeister es ideal para preparar solicitudes de presupuesto, Coggle es útil para crear hojas de ruta visualmente mejoradas para los clientes. Los gestores de proyectos de Redwerk enfocan cada proyecto desde la perspectiva de un analista de negocio. Para ello, necesitan herramientas potentes que les permitan transmitir su visión estratégica a los clientes en términos claros. Resolver un problema complejo resulta mucho más fácil con una toma de decisiones estructurada y respaldada con datos y argumentos de todas las partes interesadas. Coggle tiene las siguientes características útiles:

• Varias versiones de un mismo archivo;
• Herramientas de diseño de uso común (maquetación, formato de texto, color, estilo de línea);
• Panel de mensajes para debates;
• Colaboración en tiempo real (observación, coedición, comentarios);
• Varios archivos multimedia adjuntos (imágenes, iconos, etiquetas, enlaces);
• Múltiples opciones de exportación (imágenes, PDF, Microsoft Vision, enlace).

• Gratuito (3 diagramas privados, diagramas públicos ilimitados, opciones de diseño limitadas, uso compartido limitado);
• Awesome (diagramas privados ilimitados, diagramas públicos ilimitados, conjunto de herramientas de diseño ampliado, enlace para compartir) $5 por usuario cada mes;
• Organización (todo es Awesome + autenticación SAML, espacios de trabajo personales, exportación masiva, diagramas de marca) $8 por usuario al mes.

Draw.io es una herramienta web para crear distintos tipos de gráficos, mapas mentales y wireframes. A nuestros PMs les gusta esta herramienta por su naturaleza múltiple: Los Redwerkers la utilizan para
crear flujos de usuarios y flujos de trabajo para los proyectos de los clientes, describir la arquitectura y la lógica del sistema, definir y optimizar los procesos de trabajo internos. Draw.io también puede utilizarse para esbozar wireframes de productos, y es un instrumento universal para la representación visual de cualquier concepto con múltiples capas. Draw.io tiene muchas ventajas:

• Abundantes bibliotecas de formas;
• Plantillas y diseños personalizados;
• Integraciones (Jira, Confluence);
• Importación de diagramas (Visio, Gliffy);
• Numerosas opciones de exportación (Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub, GitLab, Trello, dispositivo).

• Gratuito (uso personal sin integraciones; 30 días de prueba para equipos);
• Nube (depende del número de usuarios) 0,55 $ por usuario al mes;
• Servidor (depende del número de usuarios) $10-$220-$459 para 10-25-50 usuarios al mes;
• Centro de datos (depende del número de usuarios) 220 $ para 550 usuarios al mes.

Lightshot es una herramienta para hacer y editar capturas de pantalla. Los PM hacen capturas de pantalla todo el tiempo, ya que necesitan estar seguros de que los requisitos se transmiten en términos claros. Ya sea para señalar un error, una función interesante en el sitio web del rival o una incoherencia en la interfaz de usuario, es mucho más fácil adjuntar una captura de pantalla con marcas rojas que hacer una larga descripción del problema. A nuestros PMs les gusta utilizar Lightshot porque es muy práctico: con sólo dos clics, puedes obtener una captura de pantalla de alta resolución y comentarla al instante o resaltar el área problemática. Lightshot tiene las siguientes funciones útiles:

• Selección rápida de un área de la captura de pantalla;
• Herramientas de edición para resaltar un área o un problema específico en la captura de pantalla (lápiz, línea, flecha, marcador, texto, color);
• Uso compartido en redes sociales (Twitter, Facebook, VK, Pinterest);
• Búsqueda de imágenes similares en Google;
• Uso multiplataforma (Windows/Mac, Chrome, Firefox, IE, Opera);
• Interfaz de usuario sencilla e intuitiva.

Alternativas para trabajar con datos y archivos: Lucidchart, XMind, GitMind, Prezi, Moqups

Comunicación

La transición al trabajo diario desde casa ha afectado sobre todo al aspecto de la comunicación entre los miembros del equipo. Aquellos asuntos que podían tratarse fácilmente en el escritorio de alguien ahora requieren mensajes de Slack o correos electrónicos bien redactados. Por supuesto, los debates serios en los que intervienen varias partes interesadas se celebran con la ayuda de conferencias telefónicas. La gestión de proyectos consiste en saber cómo acercarse a la gente, valorar sus diferencias y motivar a todos para que trabajen por un objetivo común. Trabajar desde casa es lo que ha puesto a prueba las habilidades informáticas de los PM; sin embargo, en Redwerk nos mantenemos fuertes y utilizamos herramientas de comunicación eficaces para conectar entre nosotros y con nuestros clientes, independientemente de los kilómetros que nos separen.

Slack es una plataforma de comunicación con un diseño elegante y una funcionalidad avanzada. Aunque no puede sustituir por completo a un cliente de correo electrónico, hace que la comunicación escrita sea mucho más cómoda, ya que ofrece una sencilla categorización de los chats. Para ponerse al día de las últimas noticias sobre el proyecto, todo lo que tienen que hacer los Redwerkers es encontrar el canal necesario. Aparte de los canales específicos de la oficina, el proyecto y el departamento en Slack, tenemos un canal para todos los empleados en el que cada uno puede hacer una pregunta, compartir un momento alegre de su vida, expresar sus preocupaciones o pedir ayuda. En Redwerk, los gestores de proyectos también adoran Slack por su detallado perfil de usuario, que contiene información sobre el cargo, el horario de trabajo, el número de teléfono, el correo electrónico y el apodo de Skype. Cuando un PM necesita ponerse en contacto con otro Redwerker, sólo tiene que comprobar el estado de Slack de esa persona para ver si es apropiado discutir un asunto. Esto es lo que ofrece Slack:

• Mensajes individuales;
• Canales específicos del proyecto para discusiones en grupo;
• Canales compartidos para trabajar con clientes;
• Ilamadas de audio y vídeo;
• Complementos (Microsoft OneDrive, Gmail, Zoom, Lucidchart, Udemy, etc.);
• Herramientas de automatización del flujo de trabajo (obtención de comentarios, recordatorios sanitarios, aprobación de gastos de viaje, etc.);
• Intercambio de archivos;
• Barra de búsqueda<./li>

• Gratuito (historial limitado a 10000 mensajes, 10 integraciones, llamadas de voz y vídeo individuales);
• Estándar (historial ilimitado, integraciones ilimitadas, llamadas de voz y vídeo en grupo, colaboración con organizaciones externas) 6,67 $ por usuario al mes;
• Plus (todo lo de Standard + gestión de identidades y asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana) 12,50 $ por usuario al mes<;/li>
• Enterprise Grid (todo en Plus + opciones de seguridad avanzadas, soporte hasta 500000 usuarios, asistencia del equipo de éxito del cliente) tarifa personalizada.

Skype es una herramienta de telecomunicaciones diseñada para enviar mensajes instantáneos, hacer llamadas telefónicas y organizar videoconferencias. Aunque Skype ya no disfruta de un monopolio absoluto en el nicho de las videollamadas, se mantiene al día de las últimas tendencias tecnológicas para dotar a la aplicación de la velocidad necesaria y de un aire moderno. Los jefes de proyecto de Redwerk suelen utilizar Skype para reuniones internas, ya sea para debatir cuestiones relacionadas con los proyectos o para participar en actividades de creación de equipos. Estas son las principales funciones de Skype:

• Hasta 50 participantes;
• Llamadas de audio, vídeo y teléfono<;/li>
• Chat en directo con reacciones coloridas (emoticonos, GIF, mojis, pegatinas);
• Pantalla compartida;
• Grabación de llamadas y subtítulos en directo;
• Multiplataforma (teléfono, tableta, escritorio, web, Alexa, Xbox).

Gratuito (excepto llamadas telefónicas)

Microsoft Teams es una plataforma de videocomunicación, también conocida como Skype for Business. Desde el momento en que Microsoft adquirió Skype, se ha basado en él para desarrollar una herramienta de videoconferencia competitiva para negocios y grandes empresas. Algunos de nuestros clientes utilizan Microsoft Teams como su herramienta de comunicación; por consiguiente, hemos tenido la oportunidad de probarla, y debemos admitir que a los Redwerkers nos gusta. Microsoft Teams ofrece las siguientes ventajas:

• Hasta 250 participantes;
• Eventos en directo con hasta 10000 asistentes;
• Llamadas de audio, vídeo y teléfono;
• Mensajería instantánea;
• Herramientas de colaboración (toma de notas, ayuda a la programación);
• Fantalla compartida y grabación;
• Multiplataforma (teléfono, tableta, escritorio, Polycom, Yealink, etc.);
• Numerosas integraciones y flujos de trabajo automatizados;
• Fondos personalizados.

• Gratuito ( 10 GB de almacenamiento de archivos de equipo, 2 GB de almacenamiento de archivos personales;
• Business Basic (hasta 250 usuarios, 1 TB de almacenamiento de archivos por usuario);
• Estándar Empresarial;
• Oficina.

Zoom es una herramienta de videoconferencia para uso personal y profesional. En Redwerk utilizamos Zoom cuando necesitamos reunir a todos los miembros del equipo de diferentes departamentos y oficinas para celebrar nuestro aniversario, la boda de alguien, su cumpleaños o cualquier otro acontecimiento especial. Nuestros jefes de proyecto utilizan Zoom para comunicarse con los clientes: ya se trate de una llamada de vídeo o de audio, Zoom ofrece suficientes opciones para una comunicación fluida. Zoom tiene una funcionalidad similar a la de Skype; sin embargo, ofrece más funciones para la colaboración interactiva. Estos son los principales puntos fuertes de la herramienta:

• Más de 100 participantes;
• Llamadas de audio, vídeo y teléfono;
• Mensajería en directo;
• Pantalla compartida;
• Grabación de llamadas con transcripción para búsquedas;
• Herramientas de colaboración integradas (encuestas, preguntas y respuestas, levantamiento virtual de manos);
• Multiplataforma (escritorio, móvil, web);
• Fondos virtuales;
• Integraciones (Google Calendar, Google Drive, Salesforce, Marketo).

• Gratuito (hasta 100 participantes, 40 minutos para reuniones de grupo, número ilimitado de sesiones);
• VENTAJA (hasta 100 participantes, duración de la reunión de 24 horas, funcionalidad ampliada) 14,99 $ por anfitrión y mes;
• Business (hasta 300 participantes, duración de las reuniones 24 horas, funciones avanzadas) 19,99 $ por anfitrión y mes;
• Enterprise (hasta 500 participantes, duración de la reunión de 24 horas, funcionalidad completa) tarifa personalizada.

Google Meet es una herramienta de videoconferencia que a menudo se considera una mejora de Google Hangouts, ya que se diseñó pensando en las grandes empresas, y ofrece muchas más funciones para agilizar los procesos de comunicación entre diferentes equipos. En Redwerk nos ajustamos a las preferencias de nuestros clientes en cuanto a herramientas de comunicación. Necesitamos que nuestros clientes se sientan cómodos, por lo que utilizamos Google Meet a petición suya. Además, como somos aficionados a la tecnología, nos encanta explorar nuevas tecnologías y probar las funciones más populares en un entorno real. Google Meet tiene una gran variedad de funciones, aunque algunas de ellas aún están en fase de desarrollo:

• Más de 100 participantes;
• Llamadas de audio, vídeo y teléfono;
• Mensajería en directo;
• Pantalla compartida;
• Grabación de llamadas;
• Multiplataforma (escritorio, móvil, sistemas de terceros – Cisco, Polycom, Sony);
• Cancelación mediante IA (próximamente);
• Transmisión en directo dentro del dominio (próximamente);
• Verificación en 2 pasos.

• Gratuito (hasta 100 participantes, una hora de duración de la reunión, número ilimitado de reuniones);
• G Suite Essentials (hasta 150 participantes, 300 horas, número ilimitado de reuniones, números de teléfono de acceso telefónico, seguridad avanzada) 10 USD por usuario al mes a partir del 1 de octubre de 2020;
• G Suite Enterprise Essentials (hasta 250 participantes, 300 horas, número ilimitado de reuniones, funcionalidad avanzada, paquete de seguridad completo) 20 $ por usuario al mes a partir del 1 de octubre de 2020.

WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea que funciona en iOS, Android, Mac y Windows PC. Es más popular en Estados Unidos y Europa Occidental que en Ucrania; sin embargo, nuestros PM no tienen ningún problema para utilizarla. WhatsApp es muy práctico para comunicarse a tiempo, ya que la mayoría de nosotros pasamos una cantidad considerable de tiempo con un teléfono en la mano. El aspecto positivo de este mal hábito es la posibilidad de atender la consulta de un cliente de inmediato, lo que refuerza nuestras relaciones con clientes y socios comerciales. WhatsApp tiene estas fantásticas funciones:

• Hasta 256 personas en un chat de grupo;
• Mensajería en tiempo real;
• Llamadas de audio y vídeo;
• Fácil intercambio de archivos;
• API de WhatsApp Business.

WorldtimeBuddy es un sitio web que muestra la hora exacta en el lugar elegido. Aparte de eso, la herramienta es útil para programar reuniones en línea y viajes de negocios. Nuestros PM utilizan la herramienta para elegir la hora adecuada para las reuniones con nuestros clientes internacionales. Es muy cómodo, ya que puedes seleccionar una franja horaria libre y ver si la hora del cliente es adecuada para una llamada o no. Otra ventaja de WorldtimeBuddy es la posibilidad de crear una reunión en Google Calendar sin salir de la página web. Estas son las principales características de la herramienta:

• Más de 20000 zonas horarias y ubicaciones;
• Organización de ubicaciones (reordenar en la lista, eliminar, marcar como domicilio, renombrar, agrupar);
• Programación (integración con calendarios de dispositivos para crear un evento);
• Ayudas visuales (opción de resaltar los fines de semana, formato nativo, información sobre zonas horarias, avisos de DST, formato nativo para cada ubicación);
• Multiplataforma (escritorio, móvil).

• Gratuito ( 4 ubicaciones, 1 grupo, calendario limitado, funcionalidad limitada de la aplicación móvil, contiene anuncios);
• Plata (20 ubicaciones, 2 grupos, calendario ilimitado, funcionalidad completa de la aplicación móvil, sin anuncios) 2,99 $ por usuario al mes;
• Oro (ubicaciones ilimitadas, grupos ilimitados, calendario ilimitado, funcionalidad completa de la aplicación móvil, sin anuncios) 5,99 $ por usuario al mes.

Alternativas para la comunicación: BigBlueButton, Mattermost, Discord, GoToMeeting, Whereby

Resumen

La pandemia de Covid-19 ha hecho que las empresas se replanteen sus estilos de gestión y busquen formas de agilizar los procesos de trabajo a distancia. No poner límites a las jornadas de trabajo desde casa y mantener las oficinas semivacías se han convertido en “la nueva normalidad”. Teniendo en cuenta el estrés adicional que sufren los empleados debido a la difusa frontera entre trabajo y ocio, es lógico dotarles de todas las herramientas necesarias que ayuden a automatizar las tareas rutinarias y a transmitir las ideas con eficacia.

Aunque nuestra guía de herramientas de gestión de proyectos no es en absoluto exhaustiva, esperamos que haya encontrado una que se adapte a sus necesidades actuales. Manténgase fuerte y triunfe en sus proyectos con Redwerk