URS Workflow Automation

Empresa

Utility Revenue Services (URS) es una empresa de consultoría de servicios públicos que audita a terceros proveedores de facturación de servicios públicos, con el único objetivo de optimizar los ingresos.

Los edificios de apartamentos o comunidades utilizan una gran cantidad de agua, sistemas de alcantarillado y otros servicios públicos. Esta responsabilidad puede recaer en los residentes de esas comunidades. Los propietarios de esas comunidades suelen contratar a proveedores de facturación externos para que facturen a los residentes su parte de los gastos de agua, alcantarillado, etc. Sin embargo, los proveedores de facturación suelen cometer errores que hacen que los residentes no paguen lo suficiente.

URS es una empresa consultora contratada por los propietarios de los apartamentos de la comunidad (clientes de URS) para auditar las prácticas del proveedor de facturación y hacer recomendaciones sobre cómo mejorar el proceso. Estas recomendaciones suelen dar lugar a un aumento significativo del importe cobrado a los residentes por los servicios públicos. Para el propietario de la comunidad, esto supone un aumento de los ingresos. Según el modelo de negocio de URS, los ingresos adicionales se reparten entre ellos y el propietario de la comunidad.

Desafío

El cliente había utilizado durante muchos años una aplicación de escritorio hecha a medida. Cuando se hizo evidente que había llegado el momento de modernizar este sistema, URS se puso en contacto con Redwerk para que se encargara de ello. La aplicación existente tenía una interfaz anticuada y no era demasiado fácil de usar. Sólo funcionaba en sistemas operativos Windows y requería una instalación. La idea para la nueva aplicación era que tuviera una interfaz moderna y cómoda, que fuera más fácil de usar y que pudiera ampliarse con funciones adicionales en el futuro.

Se nos proporcionó la aplicación de escritorio (URS Explorer) que el personal de URS venía utilizando, así como su código fuente. Se trataba de una aplicación creada exclusivamente para uso interno. Se implementó utilizando .NET con una base de datos SQL y los informes se crearon como hojas de cálculo XLS.

Dentro de este desarrollo de aplicaciones de escritorio, las tareas de Redwerk fueron las siguientes:

• Recrear la aplicación de escritorio como una aplicación web en la nube, haciéndola accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, sin necesidad de instalación. La nueva aplicación debía diseñarse para que pudiera ser utilizada por más de un usuario a la vez y actualizar todos los datos en tiempo real.
• Migrar los datos con precisión desde la base de datos MSSQL manteniendo su integridad.
• Implementar una nueva función que permitiera exportar facturas completas a archivos PDF con un solo clic.
• Añade las siguientes pestañas nuevas:
  1. Centro de informes
  2. Resumen de clientes
  3. Seguimiento de deudores
  4. Herramientas del administrador
• Implantar una plataforma de alertas/recordatorios/avisos de seguimiento a distintos niveles, similar a las alertas utilizadas en Microsoft Outlook.
• Integrar nuevos tipos de informes:
  1. Informe de oportunidades abiertas. Muestra las oportunidades que se han introducido en la base de datos y que nunca se activaron o sólo se ejecutaron parcialmente.
  2. Informe de rendimiento de clientes/comunidades. Informes mensuales para clientes URS que muestran el proceso que se está realizando.
  3. Informe sobre la duración restante del contrato.

• Implementar nueva funcionalidad para datos de facturas y clientes:
  1. Resaltar los números negativos en las facturas
  2. Indicar los artículos inactivos y no utilizados
  3. Sustitución de las tarifas de honorarios por cláusulas contractuales y adición de contadores de cláusulas contractuales
  4. Añadir siglas para los clientes y sus propiedades

El objetivo principal de este software es la automatización de los flujos de trabajo relacionados con la auditoría y las estadísticas de URS. Fue creado para resolver las necesidades de negocio de la empresa mediante el seguimiento de las recomendaciones que aumentan los ingresos en las comunidades de apartamentos del cliente mediante la automatización de la gestión de datos para el seguimiento de las recomendaciones mes a mes, mediante la generación de facturas mensuales para los clientes que incluyen una tabla con detalles sobre los ingresos incrementales correspondientes a este período.

Solución

Para implementar el servicio web utilizamos una combinación de Java, Tomcat y MySQL, y para facilitarnos la vida, utilizamos la tecnología DWR (Direct Web Remoting), que permite que el código ejecutado en un navegador web utilice funciones Java en un servidor web como si esas funciones se estuvieran ejecutando dentro del navegador.

El diseño de la nueva aplicación fue elaborado por nuestros diseñadores de UI/UX y posteriormente aprobado por el cliente. Las funciones lógicas se separaron de la interfaz de usuario para poder terminar la codificación lo antes posible. El diseño siguió un concepto minimalista.

Para generar las facturas en PDF, utilizamos la aplicación Java Formatting Objects Processor¸ una solución de software de código abierto muy práctica.

El conversor para la migración de datos se diseñó como un módulo independiente lanzado dentro de la aplicación existente. Esto contribuyó en gran medida a simplificar el proceso de migración. Un detalle interesante era que la aplicación de escritorio contenía fórmulas, que se calculaban utilizando los archivos externos de Excel. Utilizamos Apache POI para realizar una función similar con bibliotecas Java “puras” para leer y escribir archivos de Microsoft Office.

Otra tarea difícil e interesante fue crear una vista web para presentar todos los datos en un diseño cómodo. El cliente se había acostumbrado a trabajar en el escritorio, así que intentamos crear una vista web que le resultara familiar.

A la hora de probar la aplicación, intentamos ponernos en la piel de los empleados de URS y ver cómo se desenvolvía en situaciones reales. Se trataba de una aplicación que utilizaba cálculos bastante pesados y términos especiales, lo que la convertía en todo un reto. Seguimos utilizando la aplicación de escritorio original para probar la lógica empresarial, comparando los valores calculados por nuestra solución con los calculados por el software heredado. La integridad de los datos, es decir, su exactitud y coherencia a lo largo de todo su ciclo de vida, era uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta. Si había corrupción de datos, la aplicación no serviría de nada.

Para ampliar la funcionalidad del software, en primer lugar había que ampliar la interfaz de usuario existente. Había que prestar mucha atención a la usabilidad y la uniformidad de estilo. Al utilizar una arquitectura de proyecto muy flexible, facilitamos la incorporación de nuevas funciones.