City Council Decision-Making

Desafío

Esta gran ciudad europea confiaba en Green Valley para desarrollar una solución automatizada de toma de decisiones para uso de sus ayuntamientos. Aunque la mayor parte del proyecto fue desarrollada internamente por Green Valley, necesitaban un socio de desarrollo que ya estuviera familiarizado con su tecnología para que les ayudara con el desarrollo de módulos a fin de cumplir los ajustados plazos de su cliente para los hitos del proyecto y la implementación final.

Solución

El equipo de desarrollo de Redwerk asumió este reto y finalmente entregó varios módulos que se integraron con éxito en el proyecto más amplio. Estos módulos incluían:

• Asistencia – Los secretarios de gobierno necesitan una interfaz de usuario (IU) sencilla para mantener una lista de los concejales presentes en las sesiones en las que se toman decisiones. Como esas reuniones pueden ser un ir y venir de concejales, es necesario un módulo de asistencia, o presencia. La IU muestra fotos de las personas que deben participar. El secretario las marca como presentes o ausentes haciendo clic en las imágenes a medida que los asistentes entran y salen de la sala de reuniones. Al final de una sesión, se guarda un registro en la base de datos junto con el orden del día de la sesión en el que figuran todas las resoluciones debatidas.
• Votaciones – Las decisiones de grupo implican votaciones. Para apoyar digitalmente el proceso de toma de decisiones, era necesario un módulo de votación. Los consejeros pueden votar sobre varios aspectos de una resolución, sobre toda la resolución, sobre uno o varios artículos de la resolución o sobre una enmienda. Pueden votar varias veces. Además, hay diferentes tipos de votación: individual, por fracción política, por sorteo y también votación rápida. La votación también puede ser secreta o pública. Además de la posibilidad de añadir votos durante la reunión, también existe la posibilidad de añadir o modificar los votos después de la reunión. En las salas de reuniones de algunos ayuntamientos ya hay instalado un sistema de votación específico. Estos sistemas de votación están desacoplados de cualquier red existente. El módulo también tiene que soportar el intercambio de datos con estos dispositivos (principalmente XML).
• Compositor de flujos de trabajo – Este módulo define un flujo de trabajo para una resolución o una decisión de una autoridad local.
• Publicación en PDF/A – La publicación es una parte esperada de la toma de decisiones. Deben admitirse varios tipos de publicaciones: elementos individuales, grupos de resoluciones, comunicados de prensa, órdenes del día, etc. Como hay varias ciudades implicadas, el diseño tiene que ser personalizable para varios encabezados y pies de página con escudos, lemas e información de contacto. También hay distintos diseños para varios tipos de documentos: resoluciones, órdenes del día, actas de reuniones, notas de prensa, etc. También es posible proporcionar anexos, que deben incluirse con los documentos resultantes. Estos anexos pueden ser archivos PDF (PDF/A), documentos de Word, hojas de cálculo de Excel, presentaciones de PowerPoint e imágenes. Aparte del desarrollo del propio módulo, Redwerk implementó diseños personalizados para las ciudades utilizando hojas de estilo XSLT.
• iReport Green Valley CMS plugin – El proyecto requería una herramienta de informes en profundidad. Es una parte vital del sistema porque permite filtrar por todas las resoluciones entre dos fechas, agrupadas por objetivos, resoluciones que han sido devueltas al autor y agrupadas por autor. Redwerk creó un plugin para la herramienta visual estándar de informes Jasper, iReport, que utiliza la API del CMS para acceder a su contenido. De forma visual, el plugin presentaba la información almacenada en el CMS para ofrecer a los usuarios la posibilidad de especificar campos de solicitud , arrastrar y soltar condiciones y mucho más. Redwerk también implementó una sintaxis SELECT similar a SQL para consultar los datos del CMS basado en documentos.

La experiencia previa del equipo de desarrollo de Redwerk con el producto CMS de Green Valley y su adaptación a las necesidades de las autoridades locales les ayudó a ofrecer una solución madura y sólida que satisfacía los elevados estándares del gobierno.

Desde el punto de vista tecnológico, los datos se almacenaban parcialmente en el CMS de Green Valley, en una base de datos SQL y en un directorio LDAP en el que figuraban todos los funcionarios de la administración. Redwerk desarrolló nuevos tipos de objetos para el CMS de Green Valley que representaban registros de sesiones, personas y otras entidades necesarias. La interfaz de usuario web se construyó teniendo en cuenta la compatibilidad entre navegadores para que funcionara en múltiples versiones de Internet Explorer y Mozilla Firefox.