¿Teme que su proyecto fracase por culpa de un presupuesto excesivo? Es un temor totalmente legítimo, ya que Statista descubrió que el 47% de los proyectos de planificación de recursos empresariales superan sus presupuestos. Los presupuestos incompatibles se producen porque los jefes de departamento que los crean lo hacen de forma aislada. A menudo carecen de la aportación crucial del equipo de desarrollo, las partes interesadas clave y los datos del mundo real de proyectos anteriores.
Cuando un presupuesto de desarrollo de software se planifica de forma inadecuada, los proyectos pueden enfrentarse a una escasez crítica de recursos o a retrasos inevitables. En el peor de los casos, el proyecto puede fracasar. Los más de 20 años de experiencia de Redwerk en la entrega de proyectos de software son la base de esta guía, que revela nuestros factores clave probados y pasos prácticos para una planificación precisa del presupuesto de software.
Consideraciones clave para un presupuesto realista del proyecto de software
Centrarse en las áreas clave que se indican a continuación le ayudará a aplicar estrategias para evaluar su plan financiero y asegurarse de que refleja las complejidades de su proyecto de desarrollo de software. Hemos reunido los aspectos más esenciales para ayudarle a confirmar la exactitud de su presupuesto, o a crear un presupuesto adecuado desde cero.
Definición del alcance y los requisitos
La base del éxito de cualquier presupuesto de software reside en una comprensión clara de los objetivos del proyecto, así como de los requisitos precisos necesarios para alcanzarlos. Sin esta base, incluso la planificación financiera más meticulosa puede desbaratarse rápidamente.
Formular las metas y objetivos del proyecto. Empiece articulando lo que el software pretende conseguir. ¿Qué problemas resolverá? ¿Qué valor aportará? Por ejemplo, supongamos que el proyecto consiste en desarrollar un nuevo sistema de gestión de inventarios. En ese caso, el objetivo principal podría ser proporcionar un seguimiento del inventario en tiempo real en todas las ubicaciones, mejorando la transparencia de la cadena de suministro.
Crear documentación. La documentación detallada sirve de modelo para todo el proyecto. En ella se describen las funcionalidades del software, las especificaciones técnicas y las interacciones previstas con los usuarios. Considere este paso como la creación de un documento de especificaciones detallado que no deje lugar a ambigüedades.
Distinguir entre funciones necesarias y deseables. Para gestionar los costes con eficacia, es fundamental distinguir entre las funcionalidades básicas esenciales para el lanzamiento inicial (que suelen formar parte del Producto Mínimo Viable) y las características deseables que pueden implementarse en iteraciones posteriores. Dar prioridad a lo «imprescindible» ayuda a controlar los costes iniciales del proyecto de software.
Reunir requisitos exhaustivos. La planificación eficaz del desarrollo de software depende de la recopilación exhaustiva de todos los requisitos. Esto significa colaborar con todas las partes interesadas (desde los usuarios finales hasta los propietarios de la empresa) mediante entrevistas, talleres y encuestas para obtener una imagen completa de sus necesidades y expectativas. Por ejemplo, realizar entrevistas a los usuarios puede revelar información crucial sobre las funciones que aportarían más valor.
Documentar y actualizar los requisitos. Los requisitos recopilados deben documentarse meticulosamente y tratarse como un documento vivo. A medida que el proyecto evoluciona, puede ser necesario revisar y actualizar los requisitos para reflejar nuevas perspectivas o cambios en las necesidades de la empresa.
Utilice un lenguaje claro. Es fundamental que las metas, los objetivos y la propuesta de valor del proyecto se comuniquen de forma clara y concisa. Deben calar en todos los posibles interesados, incluidos los que no tengan conocimientos técnicos. Esto ayuda a asegurar la aceptación y garantiza que todo el mundo entienda el «por qué» del presupuesto de desarrollo. Por ejemplo, en lugar de decir: «Implantaremos una API RESTful», explique: «El nuevo sistema se integrará perfectamente con nuestra plataforma de marketing actual, eliminando el trabajo en silos y ahorrando un 30% del tiempo de los profesionales del marketing».
Estructurar el proyecto
La planificación eficaz de un proyecto de software requiere una hoja de ruta clara. El primer paso consiste en dividir el proyecto en segmentos lógicos y manejables. Este desglose simplifica el proceso de desarrollo y permite una estimación de costes más precisa a nivel granular.
Dividir en fases. Segmentar el proyecto en distintas fases es crucial independientemente de la metodología de desarrollo de software elegida. Por ejemplo, un enfoque en cascada puede incluir fases como la recopilación de requisitos, el diseño, el desarrollo, las pruebas y la implantación. Por el contrario, una metodología ágil suele incluir sprints iterativos. La clave está en establecer unos límites y unos resultados claros para cada fase.
Identificar paquetes de trabajo. Cada fase debe dividirse en tareas o paquetes de trabajo más pequeños y manejables. Estos deben ser específicos y tener objetivos claramente definidos. Por ejemplo, dentro de la fase de «Desarrollo» de un proyecto CRM, las tareas individuales podrían incluir «Desarrollar el módulo de autenticación de usuarios», «Implementar la funcionalidad de seguimiento de clientes potenciales» o «Integrar con el servicio de correo electrónico».
Definir las dependencias entre tareas. Comprender las relaciones entre tareas es vital para crear un calendario y un presupuesto realistas para el proyecto. Algunas tareas pueden depender de la realización de otras. Identificar estas dependencias garantiza que el calendario del proyecto y la asignación de recursos sean lógicos. Por ejemplo, la fase de «Pruebas» no puede comenzar hasta que se complete la fase de «Desarrollo» de un módulo concreto.
Estimación de recursos
Una planificación precisa del presupuesto de software requiere un conocimiento exhaustivo de todos los recursos necesarios para completar el proyecto. Pasar por alto incluso requisitos aparentemente menores puede dar lugar a discrepancias presupuestarias significativas.
Recursos humanos. Asegúrese de incluir a todo el personal implicado, como desarrolladores front-end y back-end, diseñadores UI/UX, ingenieros de control de calidad, gestores de proyectos, analistas empresariales y, potencialmente, funciones especializadas como ingenieros DevOps o expertos en seguridad. La composición y el tamaño del equipo repercutirán directamente en el presupuesto de desarrollo de software. Otra cosa a tener en cuenta es el efecto sobre el presupuesto de la utilización de un equipo interno o un proveedor externo.
Equipo y software. Considere el hardware necesario para el desarrollo y las pruebas, las licencias de software, las herramientas de desarrollo (IDE, marcos de pruebas) y las plataformas de colaboración que necesita el equipo. Por ejemplo, es posible que se necesiten dispositivos móviles específicos para las pruebas si el proyecto implica el desarrollo de aplicaciones móviles.
Servicios externos e integraciones de terceros. Muchos proyectos de software modernos dependen de API, bibliotecas o servicios externos para funcionalidades específicas (por ejemplo, pasarelas de pago y servicios de cartografía). Los costes asociados a estas integraciones, incluidas las tasas de licencia o de uso, deben tenerse en cuenta en el presupuesto de desarrollo.
Tener en cuenta la disponibilidad y las competencias. Al planificar un proyecto de desarrollo de software, es crucial evaluar la disponibilidad de los miembros del equipo con las habilidades necesarias. Por ejemplo, si un proyecto requiere experiencia en una tecnología de nicho, asegurar desarrolladores con ese conjunto de habilidades específicas podría implicar costos más altos o plazos de entrega más largos, impactando en los costos generales del proyecto de software.
Estimación del tiempo
Estimar con precisión el tiempo necesario para cada tarea de desarrollo es fundamental para idear un presupuesto de desarrollo de software realista. Si se subestiman los plazos, el presupuesto puede excederse, mientras que si se sobreestiman, los recursos pueden asignarse de forma ineficaz.
Colabore en la estimación de plazos. Trabaje en estrecha colaboración con los gestores de proyectos y los jefes de equipo para calibrar el esfuerzo necesario para cada tarea y actividad identificada. Su experiencia y comprensión de las complejidades técnicas son inestimables en este proceso.
Aproveche los datos históricos. Una piedra angular de la estimación precisa del tiempo es el uso de datos históricos de proyectos anteriores similares. Analizando la duración de funciones o tareas comparables en proyectos anteriores, se pueden establecer puntos de referencia realistas para el proyecto actual. Por ejemplo, si la función de seguimiento de clientes potenciales de un proyecto anterior requirió 60 horas, estos datos pueden servir de base para estimar el tiempo necesario para una función similar en el proyecto actual.
Considere la posibilidad de utilizar un software de control del tiempo. La implantación de un software de seguimiento del tiempo puede proporcionar información valiosa sobre cómo emplean su tiempo los desarrolladores, revelando patrones y posibles cuellos de botella. Estos datos pueden utilizarse para afinar futuras estimaciones de tiempo y mejorar la productividad general del equipo.
Implicar al equipo de desarrollo. El tiempo de finalización de las tareas varía significativamente en función de la experiencia, las habilidades y los estilos de trabajo de cada desarrollador. Por lo tanto, implicar al equipo de desarrollo en el proceso de determinación del alcance y estimación es crucial para crear un presupuesto de desarrollo más fiable. Un desarrollador senior puede estimar en 20 horas la implementación de un algoritmo complejo, mientras que un desarrollador más junior puede estimar en 30 horas la misma tarea.
Calcular los costes
Una vez comprendidos claramente los recursos necesarios y el tiempo estimado para cada tarea, el siguiente paso crucial en la planificación del presupuesto de software es calcular con precisión los costes asociados. El objetivo de este paso es formular un desglose detallado de todos los gastos potenciales.
Desglose los costes por recurso. Para cada recurso identificado, detalle los gastos asociados.
- Salarios y prestaciones. Constituyen una parte importante del presupuesto de desarrollo de software. Incluya los salarios de todos los miembros del equipo y las prestaciones asociadas, como el seguro médico, las cotizaciones para la jubilación y el tiempo libre remunerado.
- Gastos generales. Contabiliza los costes indirectos necesarios para la ejecución del proyecto pero no directamente vinculados a una tarea específica. Los gastos generales pueden incluir el alquiler de oficinas, los servicios públicos, el apoyo administrativo y los gastos de gestión. Cooperando con una agencia de desarrollo de software, se pueden nivelar todos estos gastos generales.
Distinguir entre costes directos e indirectos. Categorizar los costes puede proporcionar una mejor visibilidad financiera.
- Los costes directos son gastos directamente atribuibles al proyecto, como los salarios de los desarrolladores, las licencias de software específicas para el proyecto y el coste del alojamiento en la nube.
- Los costes indirectos son gastos compartidos que benefician a varios proyectos o a toda la organización, como los costes administrativos generales o el material de oficina. Una parte de estos costes debe asignarse al presupuesto de desarrollo.
Incluya los costes tecnológicos y de integración. No pase por alto los costes asociados a la pila tecnológica.
- Hardware. Tenga en cuenta el coste del nuevo hardware necesario para los entornos de desarrollo o pruebas.
- Licencias de software. Incluya los gastos de las licencias de software necesarias, las herramientas de desarrollo o el software especializado.
- Integraciones de terceros. Si el proyecto requiere la integración con servicios externos o API, incluya los gastos asociados a licencias, suscripciones o cargos por uso. Por ejemplo, la integración de una pasarela de pago puede conllevar gastos de transacción.
Gestión de contingencias y riesgos
Incluso con la planificación más meticulosa, el desarrollo de software es inherentemente susceptible a desafíos imprevistos. Construir un presupuesto de software resistente requiere tener en cuenta de forma proactiva las posibles interrupciones y disponer de estrategias para hacerles frente.
Asignar un presupuesto para imprevistos. Reservar una parte del presupuesto total como fondo de contingencia es prudente para absorber contratiempos inesperados. Este fondo es un colchón para hacer frente a imprevistos sin poner en peligro el plan financiero.
Identifique los riesgos potenciales. Realice una evaluación exhaustiva de los riesgos al principio del ciclo de vida del proyecto. Haga una lluvia de ideas sobre posibles problemas que podrían afectar negativamente al calendario o al presupuesto. Algunos ejemplos son:
- Retos técnicos. Descubrir complejidades imprevistas durante el desarrollo que requieran más tiempo o conocimientos especializados.
- Cambios en los requisitos. Cambios en el alcance o en las necesidades de las partes interesadas que exigen un trabajo de desarrollo adicional.
- Dependencias externas. Retrasos o problemas con servicios o API de terceros de los que depende el proyecto. Por ejemplo, si la API de una pasarela de pago crítica sufre un tiempo de inactividad inesperado o requiere cambios significativos en la integración, podría afectar a los plazos y costes del proyecto.
- Rotación del equipo. Las bajas inesperadas de miembros clave del equipo conllevan costes de contratación e incorporación y posibles retrasos.
Desarrollar estrategias de mitigación. Para cada riesgo de alto impacto identificado, elabore un plan que minimice su probabilidad o influencia. Por ejemplo, si existe un alto riesgo de que un servicio crítico de terceros sufra un tiempo de inactividad, una estrategia de mitigación podría consistir en buscar y tener disponible un servicio de reserva. Del mismo modo, en el caso de una posible ampliación del alcance, la implantación de un sólido proceso de gestión de cambios puede ayudar a controlar y evaluar el impacto presupuestario de las nuevas solicitudes.
Costes posteriores a la implantación
El lanzamiento de un proyecto de software no es la línea de meta para las consideraciones presupuestarias. Descuidar los gastos continuos de mantenimiento y soporte de la aplicación puede provocar importantes tensiones financieras. Por lo tanto, su presupuesto inicial de software debe tener en cuenta estos costes cruciales posteriores a la implantación.
Mantenimiento. El software requiere un mantenimiento regular para garantizar su funcionalidad, seguridad y estabilidad. El mantenimiento incluye correcciones de errores, actualizaciones de seguridad para solucionar vulnerabilidades y actualizaciones para garantizar la compatibilidad con sistemas operativos o navegadores en evolución.
Soporte. Ayuda adicional para responder a las consultas de los usuarios, solucionar problemas y crear documentación o material de formación. El nivel de soporte necesario influirá en los gastos operativos corrientes. Por ejemplo, una aplicación orientada al cliente puede necesitar un equipo de asistencia dedicado, lo que repercutirá en el presupuesto de desarrollo a lo largo del tiempo.
Escalabilidad. A medida que crece la base de usuarios o evolucionan las necesidades de la empresa, puede ser necesario ampliar el software para gestionar una mayor carga y nuevas funciones. La ampliación puede consistir en actualizar la infraestructura del servidor, optimizar la base de datos o rediseñar componentes específicos. No planificar la escalabilidad puede provocar problemas de rendimiento y hacer necesarias costosas actualizaciones de emergencia. Por ejemplo, una plataforma de comercio electrónico que experimente un aumento del tráfico durante las temporadas altas podría requerir un escalado temporal de los recursos del servidor, lo que conllevaría costes de infraestructura adicionales.
Posibles actualizaciones de la infraestructura. Con el tiempo, puede ser necesario actualizar o sustituir la infraestructura subyacente del software. Esto podría implicar la actualización de servidores, bases de datos o equipos de red para mantener el rendimiento, la seguridad y la compatibilidad con las nuevas tecnologías. Estas actualizaciones periódicas deben tenerse en cuenta en la planificación a largo plazo de los proyectos de desarrollo de software, así como sus implicaciones financieras asociadas.
Documentación y aprobación
El paso final pero crucial en el proceso de planificación del presupuesto de software es documentar formalmente el presupuesto y obtener las aprobaciones necesarias. De este modo se garantiza la alineación entre todas las partes interesadas y se proporciona un punto de referencia a lo largo de todo el proyecto.
Documentar todos los elementos relevantes. Un documento presupuestario completo debe detallar todos los aspectos del plan financiero. Debe incluir un desglose de los costes estimados para cada fase, tarea y recurso, el fondo de contingencia asignado y cualquier suposición realizada durante el proceso de estimación. Por ejemplo, la documentación debe indicar claramente las horas estimadas para cada tarea de desarrollo y las tarifas horarias correspondientes.
Comuníquelo claramente para su revisión y aprobación. Una vez documentado el presupuesto, debe comunicarse a todas las partes interesadas en el éxito financiero del proyecto. Entre estas personas suelen figurar los patrocinadores del proyecto, los jefes de departamento y el equipo de desarrollo. Presentar el presupuesto en un formato bien organizado y comprensible, posiblemente utilizando ayudas visuales, facilitará su revisión y aprobación.
Hacer hincapié en el seguimiento y la supervisión de riesgos. La documentación presupuestaria no debe ser estática, sino que debe servir como herramienta para el seguimiento continuo de las finanzas del proyecto. Describa claramente cómo se comparará el gasto real con las cantidades presupuestadas. Además, la documentación debe destacar los riesgos identificados y los correspondientes planes de contingencia. La revisión periódica del presupuesto en comparación con los gastos reales, al tiempo que se controlan los riesgos identificados, permitirá realizar ajustes proactivos y ayudará a mantener el presupuesto de desarrollo de software en el buen camino.
Experiencia y transparencia en la presupuestación de software
En Redwerk comprendemos las complejidades del desarrollo de software y el papel fundamental que desempeña la elaboración de presupuestos precisos para obtener resultados excepcionales. Desde 2005, hemos entregado más de 250 proyectos a empresas de Norteamérica, Europa, África y Australia.
Hemos ayudado sistemáticamente a nuestros clientes a establecer presupuestos realistas que se ajustan a sus objetivos estratégicos, minimizando el riesgo de costosos excesos. Desde la ideación y planificación iniciales hasta la implantación y el mantenimiento continuo, puede contar con nuestra orientación y asistencia técnica.
Nuestra experiencia incluye:
- Experiencia en UX/UI: Tenemos experiencia práctica en la estimación de los esfuerzos de diseño UX/UI. Vea cómo ayudamos a Taskly a renovar sus antiguos diseños antes de lanzarse a un nuevo mercado.
- Desarrollo de software desde cero: Podemos construir proyectos desde cero. Vea cómo ayudamos a Recruit Media a desarrollar una plataforma de reclutamiento impulsada por IA, apoyándolos desde la ideación hasta el despliegue.
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